Thủ Tục Nhập Khẩu Máy In Mới Nhất

Thủ tục nhập khẩu máy in hiện nay yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về giấy tờ pháp lý trong thủ tục hải quan và các quy định quản lý chuyên ngành từ Bộ Thông tin và Truyền thông. Để thực hiện thủ tục nhập khẩu máy in nhanh chóng, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xin giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chất lượng và các lưu ý về nhãn mác hàng hóa. Bài viết này từ Phúc Gia sẽ cung cấp chi tiết hồ sơ và quy trình thực tế giúp bạn tối ưu thời gian thông quan.

Xem thêm: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia

1. Quy trình làm thủ tục nhập khẩu máy in

Thủ tục nhập khẩu máy in gồm 5 bước chính: đăng ký kiểm tra chất lượng, mở tờ khai hải quan, thử nghiệm máy in, thông quan tờ khai và vận chuyển hàng về kho doanh nghiệp.

Dưới đây là quy trình mà doanh nghiệp cần nắm vững để triển khai quy trình một cách hiệu quả:

Bước 1: Đăng ký kiểm tra chất lượng

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu máy in vào Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải tiến hành đăng ký kiểm tra chất lượng theo đúng quy định pháp luật. Việc đăng ký được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia tại địa chỉ trực tuyến.

Các bước đăng ký kiểm tra chất lượng máy in như sau:

Bước 1: Tạo tài khoản và nộp hồ sơ điện tử
Doanh nghiệp truy cập hệ thống VNSW để đăng ký tài khoản. Sau khi tài khoản được phê duyệt (thường mất khoảng 1 ngày), người dùng tiến hành nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng máy in. Trong hồ sơ cần chọn tổ chức thử nghiệm được chỉ định, đủ điều kiện kiểm tra theo quy định của Bộ KHCN.

Bước 2: Lấy mẫu kiểm tra chất lượng
Sau khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp liên hệ để lấy mẫu kiểm tra tại kho hàng hoặc cửa khẩu nhập. Mẫu được gửi tới phòng thử nghiệm được chỉ định. Thời gian thử nghiệm có thể kéo dài từ 2–5 ngày tùy thuộc vào loại máy in và phòng thí nghiệm thực hiện.

Bước 3: Nhận kết quả kiểm tra và nộp lên hệ thống
Kết quả kiểm tra sẽ được tổ chức thử nghiệm cập nhật trực tiếp hoặc doanh nghiệp tải lên hệ thống một cửa quốc gia. Sau đó, Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng địa phương sẽ tiếp nhận, xem xét và đưa ra quyết định chấp nhận hay từ chối dựa trên kết quả thử nghiệm.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký gồm:

• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Phiếu đăng ký kiểm tra chất lượng
• Catalogue hoặc tài liệu kỹ thuật sản phẩm

Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và nộp qua hệ thống điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ bị chậm trễ trong quá trình thông quan máy in nhập khẩu.

Bước 2: Mở tờ khai hải quan

Để khai tờ khai hải quan chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ: Giấy phép nhập khẩu máy in, hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn đường biển, chứng nhận xuất xứ, thông báo hàng đến và xác định mã HS code phù hợp.

Sau khi có đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nhập thông tin vào hệ thống hải quan điện tử qua phần mềm chuyên dụng. Lưu ý, việc khai sai có thể gây ảnh hưởng đến thuế, xuất xứ hàng hóa và dẫn đến các mức phạt theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp chưa nắm rõ quy trình, nên liên hệ với đơn vị chuyên môn như Phúc Gia để được hướng dẫn theo quy định.

Sau khi khai tờ khai hải quan, hệ thống sẽ phân luồng xử lý: xanh, vàng hoặc đỏ. Doanh nghiệp cần in tờ khai và mang hồ sơ đến Chi cục Hải quan để mở tờ khai theo đúng quy trình.

Lưu ý:

• Phải mở tờ khai trong vòng 15 ngày, quá hạn tờ khai sẽ bị hủy và có thể bị phạt.
• Sau khi có tờ khai chính thức, cần liên hệ ngay với hải quan để hoàn tất thủ tục nhập khẩu, tránh chậm trễ ảnh hưởng đến quy trình nhập hàng.

Bước 3: Thử nghiệm máy in

Khi nhập khẩu máy in hoặc máy photocopy vào Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng theo quy định của Bộ KH&CN. Đối với máy photocopy có tích hợp Wifi băng tần 2,4 GHz (công suất bức xạ đẳng hướng tương đương từ 60 mW đến 100 mW), yêu cầu này càng được áp dụng nghiêm ngặt bao gồm thử nghiệm an toàn điện, chứng nhận hợp quy, dán nhãn năng lượng bắt buộc. Cụ thể:

• Thử nghiệm hiệu suất năng lượng: Máy in phải được thử nghiệm theo TCVN 9510:2012 – Hiệu suất năng lượng đối với máy in nhằm xác định mức tiêu thụ điện năng và đảm bảo thiết bị đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về tiết kiệm năng lượng trước khi đưa ra thị trường.
• Dán nhãn năng lượng: Sau khi có kết quả thử nghiệm đạt yêu cầu, doanh nghiệp thực hiện dán nhãn năng lượng theo Quyết định số 04/2017/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về danh mục và mức hiệu suất năng lượng tối thiểu đối với các phương tiện, thiết bị phải dán nhãn năng lượng. Việc dán nhãn giúp người tiêu dùng nhận biết sản phẩm tiết kiệm điện năng, đồng thời là căn cứ pháp lý để sản phẩm được phép lưu thông hợp pháp tại Việt Nam.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thử nghiệm – chứng nhận hợp quy, Phúc Gia là đơn vị uy tín được 03 Bộ (Bộ Công Thương, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ) chỉ định thực hiện các phép thử về an toàn điện, EMC và chứng nhận hợp quy cho nhiều dòng sản phẩm nhập khẩu, trong đó có máy in.

Đặc biệt, Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia là một trong số ít những đơn vị được Bộ Công Thương chỉ định thử nghiệm hiệu suất năng lượng Máy in theo Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thử nghiệm hiệu suất năng lượng số 15/GCN-BCT.

Phúc Gia cam kết thực hiện quy trình thử nghiệm – chứng nhận chuyên nghiệp, tuân thủ đúng quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp đảm bảo tiến độ và tối ưu thời gian hiệu quả.

Xem thêm: 

• Chứng nhận hiệu suất năng lượng sản phẩm máy in
• Dán nhãn năng lượng sản phẩm máy in

Bước 4. Thông quan hàng hóa

Sau khi kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, nếu không có vấn đề phát sinh, hải quan sẽ chấp nhận thông quan tờ khai. Lúc này, doanh nghiệp cần nộp thuế nhập khẩu để hoàn tất thủ tục.

Trong một số trường hợp, tờ khai có thể được giải phóng để đưa hàng về kho bảo quản trước, nhưng vẫn phải bổ sung hồ sơ theo yêu cầu để hoàn tất thông quan. Nếu chậm trễ, doanh nghiệp có thể bị phạt và mất nhiều thời gian xử lý.

Bước 5. Mang máy in về kho

Sau khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục thanh lý tờ khai, chuẩn bị lệnh thả hàng và phương tiện vận chuyển. Hàng hóa chỉ được đưa ra khỏi khu vực giám sát khi đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Cuối cùng, tiến hành vận chuyển về kho để bảo quản và sử dụng.

2. Bộ hồ sơ nhập khẩu máy in

Để thủ tục nhập khẩu máy in được thực hiện thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu, bao gồm các chứng từ thương mại, chứng từ vận chuyển, hồ sơ hải quan và các giấy tờ phục vụ kiểm tra chuyên ngành theo quy định.

Một số chứng từ hải quan quan trọng bắt buộc bao gồm:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
• Danh sách đóng gói (Packing List)
• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
• Giấy phép nhập khẩu máy in
• Chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu có)
• Catalog (nếu có)

Hải quan có thể yêu cầu thêm một số chứng từ để xác định mã HS, thuế nhập khẩu và giấy phép nhập khẩu máy in, vì vậy doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ để tránh phát sinh thủ tục.

Xem thêm:

• Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Gồm Những Gì? Xin bộ chứng từ xuất nhập khẩu thế nào?
• Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu máy photocopy đầy đủ, chi tiết
• Tổng hợp thủ tục nhập khẩu ổ cắm điện đầy đủ nhất

3. Chính sách nhập khẩu máy in

Khi nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định hiện hành theo các văn bản pháp luật quy định nhập khẩu hàng hóa sau:

• Thông tư 38/2015/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài Chính có hiệu lực từ 01/4/2015, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC (Bộ Tài chính, có hiệu lực từ 05/6/2018) hướng dẫn thủ tục hải quan;
• Thông tư 36/2016/TT-BCT được ban hành bởi Bộ Công Thương có hiệu lực từ ngày 10/02/2017 quy định dán nhãn năng lượng cho phương tiện, thiết bị sử dụng năng lượng thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương;
• Nghị định 72/2022/NĐ-CP được ban hành bởi Chính Phủ có hiệu lực từ 01/01/2023, sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 60/2014/NĐ-CP và Nghị định 25/2018/NĐ-CP quy định về hoạt động in;
• Nghị định 43/2017/NĐ-CP được ban hành bởi Chính Phủ, có hiệu lực từ 01/6/2017 quy định về nhãn hàng hóa;
• Nghị định 128/2020/NĐ-CP được ban hành bởi Chính Phủ, có hiệu lực từ 10/12/2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan;
• Nghị định 32/2023/NĐ-CP được ban hành bởi Chính Phủ, có hiệu lực từ 09/6/2023 sửa đổi quy định về kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự.

Theo các văn bản trên, máy in không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý các điều sau khi nhập khẩu máy in:

• Máy in đã qua sử dụng phải dưới 10 năm tuổi để đảm bảo chất lượng và tuân thủ quy định.
• Bắt buộc có giấy phép nhập khẩu từ Bộ Công thương trước khi đưa hàng về Việt Nam.
• Dán nhãn hàng hóa theo đúng quy định tại Nghị định 43/2017/NĐ-CP, thể hiện đầy đủ thông tin về sản phẩm.
• Xác định đúng mã HS để tính thuế chính xác và tránh vi phạm hành chính.

Xem thêm: Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Giải đáp thông tin chi tiết

Ngoài các quy định trên, tùy vào loại máy in cụ thể mà có thể áp dụng thêm các văn bản pháp luật khác. Nếu cần tư vấn chi tiết về thủ tục nhập khẩu máy in, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời và miễn phí!

4. Xác định mã HS và thuế nhập khẩu của máy in

Để thủ tục nhập khẩu máy in đúng quy định, doanh nghiệp cần xác định chính xác mã HS, vì đây là cơ sở để tính thuế và áp dụng các chính sách quản lý. Việc sai mã HS có thể dẫn đến chênh lệch thuế suất hoặc vi phạm quy định hải quan, gây mất thời gian và chi phí. Dưới đây là hướng dẫn về mã HS và thuế nhập khẩu của máy in.

4.1 Mã HS của máy in

Mã HS (Harmonized System) là hệ thống mã số quốc tế giúp phân loại hàng hóa khi xuất nhập khẩu. Với máy in, mã HS gồm 6 số đầu giống nhau, chỉ khác biệt ở phần số đuôi theo quy định từng quốc gia. Dưới đây là bảng mã HS chi tiết cho các loại máy in, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và áp dụng.

4.2. Thuế nhập khẩu của máy in

Khi làm thủ tục nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ thuế để hàng hóa được thông quan. Thuế nhập khẩu bao gồm hai loại chính:

• Thuế nhập khẩu: Tính theo mã HS của sản phẩm

Công thức:  Thuế nhập khẩu = Trị giá CIF x % thuế suất

• Thuế GTGT nhập khẩu 

Công thức:  Thuế GTGT = (Trị giá CIF + Thuế nhập khẩu) x % thuế suất GTGT

Mức thuế suất sẽ thay đổi tùy vào xuất xứ của hàng hóa. Nếu máy in có chứng nhận xuất xứ (C/O) theo hiệp định thương mại, doanh nghiệp có thể được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt.

5. Danh mục thiết bị in phải xin giấy phép nhập khẩu

Theo khoản 1 Điều 27 Nghị định 60/2014/NĐ-CP được ban hành bởi Chính Phủ có hiệu lực từ 01/11/2014 quy định, khi nhập khẩu, một số thiết bị in sau đây phải có giấy phép từ Bộ Thông tin và Truyền thông:

• Thiết bị chế bản: Máy ghi phim, ghi kẽm, tạo khuôn in.
• Thiết bị in: Máy in sử dụng công nghệ kỹ thuật số, offset, flexo, ống đồng, máy in lưới (lụa).
• Thiết bị gia công sau in: Máy dao xén giấy, máy gấp sách, máy đóng sách (đóng thép, khâu chỉ), máy vào bìa, máy kỵ mã liên hợp, dây chuyền liên hợp hoàn thiện sản phẩm in.
• Thiết bị photocopy màu: Máy photocopy màu, máy in có chức năng photocopy màu.

Ngoài ra, theo quy định mới tại khoản 5 Điều 1 Nghị định 72/2022/NĐ-CP được ban hành bởi Chính Phủ, có hiệu lực từ 01/01/2023 sửa đổi điều 27 Nghị định như sau: “Thiết bị in quy định tại khoản 5 Điều 2 Nghị định này, trước khi nhập khẩu, tổ chức, cá nhân nhập khẩu phải khai báo với Bộ Thông tin và Truyền thông theo quy định tại Điều 28 của Nghị định này (trừ máy in phun, máy in laser đơn màu hoặc đa màu có tốc độ in từ 60 tờ/phút (khổ A4) trở xuống hoặc có khổ in từ A3 trở xuống và máy in kim).”

Quyết định số 1182/QĐ-BCT Bộ Công thương ban hành ngày 06/4/2021 về danh mục các mặt hàng nhập khẩu (kèm theo mã HS) thực hiện kiểm tra chuyên ngành thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Công thương.

6. Một số lưu ý khi nhập khẩu máy in

Để quá trình nhập khẩu diễn ra kịp thời, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Đối tượng được phép nhập khẩu: Cơ sở in, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị in, cơ quan/tổ chức có tư cách pháp nhân sử dụng máy in cho công việc nội bộ.
• Giấy phép nhập khẩu: Cấp cho từng máy theo mã số định danh, nhưng không yêu cầu đối với linh kiện.
• Đối với linh kiện nhập khẩu, không cần xin giấy phép.
• Thông quan hàng hóa: Chỉ được thực hiện khi hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thuế.
• Mã HS: Xác định chính xác để tính đúng thuế và tránh vi phạm.

Ngoài ra, dán nhãn hàng hóa nhập khẩu còn là quy định bắt buộc. Điều này giúp cơ quan chức năng quản lý nguồn gốc, xuất xứ và đơn vị chịu trách nhiệm sản phẩm. Đặc biệt, sau Nghị định 128/2020/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan được ban hành bởi Chính Phủ, có hiệu lực từ 10/12/2020, việc dán nhãn được kiểm soát chặt chẽ hơn, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thủ tục nhập khẩu máy in.

Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP được ban hành bởi Chính Phủ, có hiệu lực từ 01/6/2017, thông tin nhãn mác của máy in cần đầy đủ các thông tin sau:

• Tên sản phẩm & mô tả chi tiết
• Xuất xứ sản phẩm
• Thông tin nhà xuất khẩu & nhập khẩu (tên, địa chỉ)

Nếu sử dụng ngôn ngữ khác tiếng Việt, cần kèm bản dịch tương ứng. Hải quan sẽ kiểm tra kỹ nội dung này khi làm thủ tục nhập khẩu.

Về vị trí nhãn mác: Nhãn phải được gắn trên bao bì sản phẩm, thùng carton, kiện gỗ, hoặc vị trí dễ thấy như trên vỏ máy (nếu có) để thuận tiện cho kiểm tra hải quan. Với sản phẩm bán lẻ, nhãn cần bổ sung thông tin về nhà sản xuất, trọng lượng, thông số kỹ thuật, ngày sản xuất và cảnh báo an toàn.

Trên đây là những thông tin quan trọng về thủ tục nhập khẩu máy in mới nhất năm 2025. Hy vọng bài viết của Phúc Gia sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình nhập khẩu máy in một cách kịp thời. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về giấy phép nhập khẩu, kiểm định, chứng nhận hợp chuẩn hay các thủ tục pháp lý liên quan, hãy liên hệ ngay với Phúc Gia. Với hơn 10 năm kinh nghiệm và đội ngũ chuyên gia giàu chuyên môn, Phúc Gia tự hào mang đến dịch vụ chính xác và hiệu quả nhất.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA

Địa chỉ:
• Miền Bắc: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội
• Miền Nam: Số 180, Đường D2, P. Long Trường, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0965.996.696/0982.996.696/024.7779.6696
E-mail: cert@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Facebook: Công Ty Cổ Phần Phòng Thử Nghiệm Phúc Gia 
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00

Phúc Gia – Tổ chức thử nghiệm và chứng nhận toàn diện cho thiết bị điện – điện tử