Thủ Tục Nhập Khẩu Máy Tính Xách Tay | 5 Bước Đơn Giản

Thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay (laptop) bao gồm các bước quan trọng như chuẩn bị giấy tờ pháp lý, mở tờ khai, đăng ký kiểm tra chất lượng, đem mẫu đi thử,… Trong bài viết dưới đây, Phúc Gia sẽ tổng hợp các bước thực hiện thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay chi tiết, cùng các lưu ý quan trọng nhằm tránh rủi ro về mặt pháp lý.

Xem thêm: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia

1. Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay

Thủ tục nhập khẩu laptop gồm 5 bước chính: đăng ký kiểm tra chất lượng, mở tờ khai hải quan, thử nghiệm máy tính xách tay, thông quan tờ khai và vận chuyển hàng về kho doanh nghiệp, được quy định rõ ràng tại Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC).

Dưới đây là các bước chính mà doanh nghiệp cần nắm vững để triển khai quy trình một cách hiệu quả:

1.1 Bước 1: Đăng ký kiểm tra chất lượng

Tiếp theo, doanh nghiệp cần thực hiện việc đăng ký kiểm tra chất lượng với Phòng thử nghiệm đã được cơ quan có thẩm quyền chỉ định hoặc công nhận. Danh sách các PTN này được quản lý theo Nghị định 107/2016/NĐ-CP – quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ đánh giá sự phù hợp.

1.2 Bước 2: Mở tờ khai

Ngay sau khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu như: hợp đồng thương mại, hóa đơn (commercial invoice), danh sách đóng gói (packing list), vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), thông báo hàng đến và xác định chính xác mã HS của mặt hàng máy tính, thì có thể tiến hành khai báo thông tin lên hệ thống hải quan thông qua phần mềm khai hải quan điện tử.

Sau khi khai tờ khai, hệ thống hải quan sẽ trả kết quả phân luồng tờ khai. Tùy theo phân luồng, doanh nghiệp sẽ in tờ khai và mang bộ hồ sơ chứng từ hải quan tới Chi cục Hải quan để làm thủ tục mở tờ khai. Việc này phải được thực hiện trong vòng 15 ngày kể từ ngày khai báo. Nếu quá thời hạn, tờ khai sẽ bị hủy và doanh nghiệp phải đối mặt với khoản phí phạt theo quy định.

1.3 Bước 3: Thử nghiệm và Chứng nhận hợp quy

Sau khi hoàn tất đăng ký với phòng thử nghiệm, doanh nghiệp nộp phiếu xác nhận đăng ký và tiến hành lấy mẫu sản phẩm để thử nghiệm. Quá trình này bao gồm:

• Thử nghiệm an toàn điện và tương thích điện từ (EMC): Thực hiện theo QCVN 4:2009/BKHCN và QCVN 9:2012/BKHCN, đảm bảo thiết bị điện và điện tử gia dụng vận hành an toàn, không gây nguy hại cho người sử dụng.
• Thử nghiệm hiệu suất năng lượng: Thực hiện theo QCVN 21:2019/BKHCN, đánh giá mức tiêu thụ năng lượng của sản phẩm, giúp người tiêu dùng nắm rõ hiệu quả sử dụng điện.
• Chứng nhận hợp quy (CR): Dựa trên Thông tư 11/2012/TT-BKHCN, Nghị định 107/2016/NĐ-CP và các QCVN liên quan, đảm bảo sản phẩm được cấp giấy chứng nhận hợp quy, có dấu CR, đủ điều kiện lưu thông hợp pháp trên thị trường Việt Nam.

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn đưa hàng về kho trước khi có kết quả thử nghiệm, cần liên hệ với Phúc Gia để được hướng dẫn và xử lý thủ tục xin phép bảo quản hàng hóa ngoài khu vực cảng. Phúc Gia sẽ hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ, hướng dẫn quy trình lấy mẫu và nộp phiếu xác nhận phòng thử nghiệm, đến việc liên hệ với cơ quan chức năng để đảm bảo hàng hóa được bảo quản hợp pháp. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của Phúc Gia sẽ theo sát từng bước, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và đảm bảo các thủ tục an toàn điện, hiệu suất năng lượng và chứng nhận hợp quy (CR) được thực hiện đúng quy chuẩn quốc gia.

Xem thêm các bài viết liên quan:

• Thử nghiệm hiệu suất năng lượng sản phẩm máy tính xách tay
• Thử nghiệm an toàn điện sản phẩm máy tính xách tay

1.4 Bước 4: Thông quan tờ khai hải quan

Khi toàn bộ hồ sơ, chứng từ, kết quả thử nghiệm và giấy tờ hợp quy đã hoàn thiện, cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra lần cuối. Nếu không có sai sót hoặc thắc mắc, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái thông quan tờ khai. Doanh nghiệp lúc này tiến hành nộp thuế nhập khẩu và các khoản lệ phí liên quan để được phép giải phóng hàng.

1.5 Bước 5: Mang laptop về kho

Sau khi tờ khai đã được thông quan, doanh nghiệp thực hiện thanh lý tờ khai và làm thủ tục nhận hàng về kho. Hàng hóa có thể được mang về bảo quản tại kho trước khi thông quan nếu được sự chấp thuận của cơ quan hải quan.

2. Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để nhập khẩu laptop

Để thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay được thực hiện thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu, bao gồm các chứng từ thương mại, chứng từ vận chuyển, hồ sơ hải quan và các giấy tờ phục vụ kiểm tra chuyên ngành theo quy định.

Doanh nghiệp cần thu thập và sắp xếp bộ chứng từ xuất nhập khẩu như sau:

• Hóa đơn thương mại: Yêu cầu bản sao, tuy nhiên trong một số trường hợp, đặc biệt khi lô hàng được áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo các mẫu C/O, chi cục hải quan có thể yêu cầu nộp bản gốc.
• Vận đơn: Nộp bản sao.
• Tờ khai hải quan: Đây là thủ tục bắt buộc đối với mọi loại hàng hóa nhập khẩu.
• Thông báo đăng ký chứng nhận hợp quy sản phẩm máy tính xách tay.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Bản gốc hoặc bản điện tử, đặc biệt cần thiết nếu doanh nghiệp muốn áp dụng mức thuế suất ưu đãi.
• Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hoá.
• Kết quả thử nghiệm hiệu suất năng lượng
• Các tài liệu, chứng từ khác (nếu có).

Vì laptop là mặt hàng có yêu cầu kỹ thuật đặc thù và nằm trong danh mục hàng hóa nhóm 2 (quản lý theo quy chuẩn kỹ thuật), nên doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các yêu cầu dưới đây trước khi sản phẩm được phép lưu hành trên thị trường:

• Đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu
• Thử nghiệm laptop theo các quy chuẩn kỹ thuật hiện hành
• Thử nghiệm pin Lithium và cell pin (nếu máy tính sử dụng loại pin này)
• Chứng nhận hợp quy theo các QCVN liên quan như: QCVN 18:2014/BTTTT, QCVN 54:2020/BTTTT, QCVN 55, 65, 86, 117, 127, 129, 134…
• Công bố hợp quy (theo hình thức tự đánh giá sự phù hợp với các QCVN như QCVN 96, 101, 118, 112, 132, 134…)
• Dán tem hợp quy ICT (bắt buộc đối với sản phẩm có mã số quản lý – mã CODE) trước khi lưu hành ra thị trường.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải thực hiện:

• Kiểm tra hiệu suất năng lượng và công bố dán nhãn năng lượng.
• Gắn tem nhãn năng lượng trước khi đưa sản phẩm ra thị trường
• Kiểm tra hàm lượng các chất độc hại (RoHS) theo quy định bảo vệ môi trường.

Khi nhập khẩu máy tính xách tay, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ như sau:

• Hồ sơ cơ bản áp dụng cho mọi loại hàng hóa nhập khẩu:

– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice).

– Vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc vận đơn hàng không (Air Way Bill).

– Hợp đồng thương mại (Commercial Contract) hoặc đơn đặt hàng (Purchase Order).

– Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – CO), nếu có.

– Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).

– Tài liệu kỹ thuật sản phẩm, catalogue.

– Giấy chứng nhận chất lượng (CQ) hoặc chứng từ tương đương (nếu có).

• Hồ sơ cần thêm đối với máy tính xách tay:

– Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước.

– Giấy đăng ký thử nghiệm hoặc kết quả thử nghiệm hiệu suất năng lượng.

3. Máy tính xách tay là gì?

Máy tính xách tay (laptop) là một thiết bị máy tính cá nhân nhỏ gọn, thuận tiện cho việc mang theo bên mình, phù hợp cho những người thường xuyên di chuyển, làm việc linh hoạt tại nhiều địa điểm khác nhau. Tùy vào thương hiệu và dòng sản phẩm, laptop có thể có trọng lượng và cấu hình khác nhau, phù hợp với nhiều mục đích sử dụng.

Máy tính xách tay được tích hợp sẵn toàn bộ các thành phần cần thiết để vận hành RAM, CPU, GPU, màn hình, bàn phím và bàn di chuột (touchpad),… Nhờ vào ưu điểm này, người dùng chỉ cần mở máy lên là có thể sử dụng ngay mà không cần lắp ráp hay cài đặt thêm linh kiện như khi dùng máy tính để bàn.

Xem thêm:

• Thủ Tục Hải Quan Sạc Không Dây | 5 Bước Đơn Giản
• Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu thiết bị ICT theo quy định

4. Mã HS code và mã thuế nhập khẩu máy tính xách tay

Khi tiến hành thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay, một trong những bước quan trọng đầu tiên là xác định mã HS phù hợp. Việc áp đúng mã HS không chỉ giúp doanh nghiệp khai báo chính xác hàng hóa với cơ quan hải quan, mà còn là căn cứ để xác định mức thuế suất và chính sách quản lý nhập khẩu tương ứng.

Đối với máy tính xách tay, thuế nhập khẩu xác định mã HS như sau: 

• Mã HS 8471: Máy xử lý dữ liệu tự động và các khối chức năng của chúng; cùng với các thiết bị ngoại vi như đầu đọc từ tính, đầu đọc quang học và máy truyền dữ liệu lên các phương tiện truyền dữ liệu dưới dạng mã hoá và máy xử lý dữ liệu, chưa được chi tiết hoặc ghi ở nơi khác.
• Mã HS 8471.30.20: Máy tính xách tay bao gồm cả các loại notebook và subnotebook.

Về thuế nhập khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý các loại thuế sau:

• Thuế nhập khẩu thông thường: 5%
• Thuế nhập khẩu ưu đãi (áp dụng nếu có hiệp định thương mại): 0%
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): 10%.

5. Chính sách quy định thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay

Thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay vào Việt Nam chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật và yêu cầu kỹ thuật từ hai cơ quan quản lý chính là Bộ Công Thương và Bộ Thông tin & Truyền thông (TT&TT). Dưới đây là tổng hợp các quy định, yêu cầu và thủ tục cần tuân thủ.

6. Lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay

Khi làm thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các quy định kỹ thuật và pháp lý do Bộ Công Thương và Bộ Thông tin và Truyền thông (BTTTT) ban hành. Dưới đây là những yêu cầu cụ thể:

Theo quy định của Bộ Công Thương

• Từ ngày 01/04/2025, tất cả máy tính xách tay nhập khẩu bắt buộc phải thực hiện thử nghiệm hiệu suất năng lượng và dán nhãn năng lượng theo tiêu chuẩn TCVN 11848:2021.
• Theo Thông tư số 30/2011/TT-BTTTT, máy tính xách tay nằm trong danh mục sản phẩm điện – điện tử phải tuân thủ giới hạn về hàm lượng cho phép của một số hóa chất độc hại, áp dụng tiêu chuẩn hiện hành của IEC 62321.

Theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

• Theo Điều 5, Thông tư 02/2024/TT-BTTTT, Máy tính xách tay có tích hợp thiết bị vô tuyến điện cự ly ngắn (thuộc mục 2 Phụ lục I hoặc mục 4 Phụ lục II) và không tích hợp thiết bị phát, thu-phát vô tuyến điện khác sẽ được miễn chứng nhận và công bố hợp quy nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

– Nhập khẩu để chính tổ chức, cá nhân nhập khẩu sử dụng;

– Nhập khẩu tối đa 03 sản phẩm mỗi loại trong lô hàng;

– Sản phẩm có băng tần hoạt động và thông số kỹ thuật đáp ứng điều kiện kỹ thuật và khai thác quy định tại Thông tư số 08/2021/TT-BTTTT.

• Cũng theo Điều 5, Thông tư 02/2024/TT-BTTTT, Máy tính xách tay nhập khẩu không vượt quá 03 sản phẩm mỗi loại/lô hàng và có văn bản cam kết về việc tuân thủ một phần hoặc toàn bộ các quy chuẩn kỹ thuật có yêu cầu thử nghiệm phá hủy mẫu, sẽ được miễn thủ tục chứng nhận và công bố hợp quy.

Điều này áp dụng đối với các quy chuẩn như: QCVN 101:2020/BTTTT, QCVN 132:2022/BTTTT và những phần nội dung trong các quy chuẩn có yêu cầu thử nghiệm phá hủy.

• Theo Điều 3, Thông tư 19/2024/TT-BTTTT, máy tính xách tay cần lưu ý đến mốc thời gian sau đối với quy chuẩn kỹ thuật mới: 

– Từ ngày 15/02/2025: QCVN 134:2024/BTTTT được áp dụng tự nguyện trong quá trình thử nghiệm, chứng nhận và công bố hợp quy.

– Từ ngày 01/07/2027: Quy chuẩn này sẽ trở thành bắt buộc, có hiệu lực áp dụng cho tất cả sản phẩm thuộc phạm vi điều chỉnh trước khi đưa ra thị trường.

Trên đây là quy trình thủ tục nhập khẩu máy tính xách tay một cách chi tiết. Việc nắm vững các bước như xác định mã HS, chuẩn bị hồ sơ, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy… sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý. Nếu quý vị đang cần hỗ trợ về hợp quy laptop, đừng ngần ngại liên hệ đến Phúc Gia. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp từ A-Z.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA

Địa chỉ:
• Miền Bắc: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội
• Miền Nam: Số 180, Đường D2, P. Long Trường, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0965.996.696/0982.996.696/024.7779.6696
E-mail: cert@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Facebook: Công Ty Cổ Phần Phòng Thử Nghiệm Phúc Gia 
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00

Phúc Gia – Tổ chức thử nghiệm và chứng nhận toàn diện cho thiết bị điện – điện tử