Tổng Hợp Quy Định Pháp Luật Đối Với Máy Photocopy

Máy Photocopy là thiết bị văn phòng quan trọng, được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan; doanh nghiệp; trường học; cơ sở dịch vụ để in ấn tài liệu, hình ảnh và dữ liệu… Sản phẩm này ngày càng đa dạng về công nghệ, công suất và tính năng, bao gồm các dòng đơn chức năng, đa chức năng tích hợp fax, in, quét.

Cùng với sự đa dạng về kiểu dáng, công nghệ và công suất, việc quản lý chất lượng và hiệu suất của máy photocopy trở nên cần thiết. Đặc biệt, các doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu và phân phối phải tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật đối với máy photocopy trước khi sản phẩm được phép lưu thông hợp pháp tại thị trường Việt Nam.

Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia

Trong bài viết này, Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia (Phúc Gia®) tổng hợp một số thông tin cần thiết về các quy định pháp luật đối với máy Photocopy, hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình liên quan đến nhập khẩu, sản xuất và lưu thông sản phẩm theo quy định hiện hành.

I. MÁY PHOTOCOPY LÀ GÌ?

Máy Photocopy (máy sao chụp tự động hay máy sao chụp quang học) là một thiết bị điện – điện tử văn phòng được thiết kế để sao chụp tài liệu giấy, tạo ra bản sao chính xác về nội dung, hình ảnh và bố cục của tài liệu gốc. Các máy photocopy hiện đại thường được trang bị thêm các chức năng tích hợp như in ấn, quét, đảo mặt tự động, kết nối mạng… giúp tối ưu hóa không gian văn phòng và nâng cao hiệu quả làm việc.

Hiện nay có nhiều loại máy photocopy khác nhau để phục vụ các nhu cầu và quy mô sử dụng khác nhau. Một số loại phố biến có thể kể đến Máy photocopy văn phòng, Máy photocopy dịch vụ, Máy photocopy công nghiệp, Máy photocopy đa chức năng, Máy photocopy chuyên dụng, Máy photocopy khổ lớn,… Các thiết bị này hoạt động dựa trên công nghệ Xerography (photo khô), tận dụng nguyên lý tĩnh điện và chất quang dẫn để truyền bản sao từ bản gốc lên vật liệu in.

Nguyên lý hoạt động của máy photocopy dựa trên sự tương tác giữa điện tích tĩnh và chất quang dẫn, thường là Selen hoặc các vật liệu bán dẫn khác, được phủ trên bề mặt trống (Drum). Khi bản gốc được chiếu sáng, hình ảnh phản chiếu tạo ra sự thay đổi điện tích trên trống, từ đó mực in (toner) bám lên các vùng có điện tích, và cuối cùng được chuyển lên giấy hoặc phim nhựa để tạo bản sao.

Theo Quyết Định 1725/QĐ-BCT các loại máy Photocopy hiện nay đều phải thử nghiệm hiệu suất năng lượng và công bố dán nhãn năng lượng trước khi lưu thông. Điều này nhằm đảm bảo sản phẩm vận hành hiệu quả, tiết kiệm điện năng và tuân thủ quy định pháp luật đối với máy Photocopy tại Việt Nam.

II. THỦ TỤC VÀ CÁC QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT ĐỐI VỚI MÁY PHOTOCOPY

1. Thủ tục thực hiện giấy phép đối với máy Photocopy

1.1. Đối với máy Photocopy nhập khẩu

Ghi chú: HSNL: Hiệu suất năng lượng; NNL: Nhãn năng lượng; Phúc Gia®: Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia.

1.2. Đối với máy Photocopy sản xuất trong nước

Ghi chú: HSNL: Hiệu suất năng lượng; NNL: Nhãn năng lượng; Phúc Gia®: Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia.

2. Văn bản pháp luật quy định

Để đảm bảo thiết bị máy Photocopy lưu thông hợp pháp trên thị trường Việt Nam và đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng, các tổ chức, cá nhân sản xuất, nhập khẩu cần tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật đối với máy Photocopy theo hệ thống tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và văn bản quản lý hiện hành. Cụ thể, các văn bản pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan bao gồm:

– Quyết Định số 04/2017/QĐ-TTG – Quyết định quy định danh mục phương tiện, thiết bị phải dán Nhãn năng lượng, áp dụng với mức Hiệu suất năng lượng tối thiểu và lộ trình thực hiện ban hành ngày ngày 09/03/2017.

– Thông tư số 36/2016/TT-BCT– Quy định dán nhãn năng lượng cho phương tiện, thiết bị sử dụng năng lượng thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công Thương ban hành ngày 28/12/2016 (cùng Văn bản hợp nhất Số 23/VBHN-BCT ngày 24/03/2020).

– Thông tư 31/2022/TT-BTC về Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

– Quyết định số 14/2023/QĐ-TTg – Quyết định ban hành Danh mục và lộ trình phương tiện, thiết bị sử dụng năng lượng phải loại bỏ và các tổ máy phát điện hiệu suất thấp không được xây dựng mới ban hành ngày 24/05/2023.

– Quyết Định 1725/QĐ-BCT – Quy định về Danh mục mặt hàng kiểm tra hiệu suất năng lượng và dán nhãn năng lượng thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Công thương ban hành ngày 01/7/2024.

– Dự Thảo Thông Tư Quy Định Danh Mục Phương Tiện, Thiết Bị Phải Dán Nhãn Năng Lượng Và Lộ Trình Thực Hiện Thuộc Phạm Vi Quản Lý Của Bộ Công Thương ban hành ngày 10/9/2025.

– Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9510:2012 về Máy Photocopy – Hiệu suất năng lượng

Các văn bản này quy định cụ thể về yêu cầu kỹ thuật, phương pháp thử và dãn nhãn năng lượng đối với thiết bị này. Đây cũng chính là những quy định pháp luật đối với máy Photocopy, nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng đầy đủ yêu cầu an toàn và chất lượng theo quy định hiện hành.

3. Kiểu loại máy Photocopy thuộc phạm vi áp dụng

Máy Photocopy thuộc nhóm thiết bị văn phòng và thương mại (cùng với máy in, màn hình máy tính và máy tính xách tay). Theo Quyết Định 1725/QĐ-BCT các máy Photocopy phải thử nghiệm hiệu suất năng lượng theo TCVN 9510:2012, bao gồm:

• Máy photocopy tĩnh điện, hoạt động bằng cách tái tạo hình ảnh gốc trực tiếp lên bản sao (quá trình tái tạo trực tiếp) – Mã số HS: 8443.39.10.
• Máy photocopy khác kết hợp hệ thống quang học – Mã số HS: 8443.39.30.

TCVN 9510:2012 quy định máy photocopy đa chức năng (MFP) – thiết bị vừa thực hiện chức năng sao chụp, vừa tích hợp các chức năng in, quét, fax,… bắt buộc phải được thử nghiệm hiệu suất năng lượng và dán nhãn năng lượng trước khi lưu thông trên thị trường, nhằm đảm bảo thiết bị đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về hiệu suất, an toàn và tuân thủ quy định pháp luật đối với máy photocopy tại Việt Nam.

4. Tiêu chuẩn/ Quy chuẩn kỹ thuật áp dụng

Máy Photocopy là sản phẩm, hàng hóa thuộc danh mục mặt hàng kiểm tra hiệu suất năng lượng và dán nhãn năng lượng thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Công thương. Quyết Định 1725/QĐ-BCT quy định, các loại máy Photocopy phải thử nghiệm hiệu suất năng lượng theo TCVN 9510:2012 và thực hiện dán nhãn năng lượng theo quy định tại Quyết Định số 04/2017/QĐ-TTG trước khi lưu thông trên thị trường.

Máy Photocopy là thiết bị phải tuân thủ các quy định về hiệu suất năng lượng, trong đó có yêu cầu về Hiệu suất năng lượng tối thiểu (MEPS). Theo TCVN 9510:2012, công suất tiêu thụ của máy photocopy ở chế độ tắt, được đo trong các điều kiện quy định ở Điều 5 (Phương pháp xác định công suất tiêu thụ) của tiêu chuẩn, phải đáp ứng các mức sau:

• Công suất tiêu thụ của máy Photocopy không có chức năng fax: ≤ 1,0 W
• Công suất tiêu thụ của máy Photocopy có chức năng fax: ≤ 2,0 W

Việc tuân thủ các giới hạn công suất tiêu thụ này đảm bảo máy Photocopy đáp ứng yêu cầu về Hiệu suất năng lượng tối thiểu (MEPS), thực hiện đúng quy định về thử nghiệm và dán nhãn năng lượng. Đồng thời tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật đối với máy Photocopy trước khi lưu thông trên thị trường.

5. Lưu ý quan trọng trong chính sách nhập khẩu, sản xuất, kinh doanh

– Việc thử nghiệm hiệu suất nang lượng phải được thực hiện bởi tổ chức thử nghiệm – chứng nhận được chỉ định hoặc đã đăng ký hoạt động hoặc được công nhận bởi Bộ Khoa học và Công nghệ.

– Theo Quyết định số 14/2023/QĐ-TTg (có hiệu lực từ 15/07/2023), không cho phép nhập khẩu, sản xuất và kinh doanh các máy Photocopy có hiệu suất năng lượng không đáp ứng mức hiệu suất năng lượng tối thiểu quy định tại TCVN 9510:2012.

– TCVN 9510:2012 không áp dụng cho các máy photocopy khổ lớn và các máy photocopy chuyên dụng có tốc độ lớn hơn hoặc bằng 60 ipm.

– Doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu máy Photocopy Cục Xuất bản, In và Phát hành (Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) đối với máy có khổ in lớn hơn A3 hoặc tốc độ in trên 60 ppm hoặc máy in màu đa chức năng.

– Doanh nghiệp phải xin giấy phép mật mã dân sự trong trường hợp có tích hợp chức năng bảo mật fax hoặc điện báo bằng mã hóa.

– Các đối tượng được phép nhập khẩu máy Photocopy bao gồm: Cơ sở in; doanh nghiệp có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị ngành in theo quy định của pháp luật; cơ quan, tổ chức khác có tư cách pháp nhân được phép sử dụng thiết bị in để phục vụ công việc nội bộ (căn cứ tại Điều 27, Nghị định số 60/2014/NĐ-CP).

– Khi nhập khẩu máy Photocopy, cần tuân thủ quy định dán nhãn hàng hóa theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP

– Thuế nhập khẩu là nghĩa vụ phải hoàn thành khi làm thủ tục nhập khẩu máy Photocopy

Việc hiểu rõ và tuân thủ quy định pháp luật đối với máy Photocopy không chỉ là yêu cầu bắt buộc để sản phẩm được phép lưu thông trên thị trường Việt Nam, mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao năng lực cạnh tranh. Do đó, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định hiện hành và thường xuyên cập nhật những thay đổi trong hệ thống pháp luật để đảm bảo sản phẩm vận hành an toàn và đáp ứng yêu cầu quản lý.

III. PHÚC GIA® CUNG CẤP NHỮNG DỊCH VỤ GÌ ĐỐI VỚI MÁY PHOTOCOPY

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Hướng dẫn thử nghiệm hiệu suất năng lượng máy in
• Kết quả thử nghiệm hiệu suất năng lượng máy in
• Công bố dán nhãn năng lượng máy in
• So Sánh Máy In Đa Chức Năng Và Máy In Chuyên Dụng
• Ý Nghĩa Của Các Thông Số Trên Máy In Là Gì?
• Chuẩn IPM Của Máy In Là Gì?

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA

Địa chỉ: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 0981.996.996/ 0982.996.696/ 024.7779.6696
E-mail: lab@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00

Phúc Gia – Tổ chức thử nghiệm và chứng nhận toàn diện cho thiết bị điện – điện tử