Cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu đơn giản, chính xác

Tờ khai hải quan là văn bản bắt buộc mà người xuất khẩu, nhập khẩu hoặc chủ phương tiện phải cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi làm thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam. Hiểu rõ và thực hiện đúng cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tránh sai sót và đảm bảo thủ tục thông quan diễn ra thuận lợi. Trong bài viết này, Phúc Gia sẽ hướng dẫn quý vị thủ tục khai báo hải quan nhập khẩu đơn giản và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động xuất nhập khẩu.

Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Trung tâm Thử nghiệm Kiểm định và Chứng nhận Phúc Gia

1. Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan nhập khẩu (Customs Declaration) là chứng từ do người nhập khẩu hoặc đơn vị được ủy quyền lập và nộp cho cơ quan hải quan khi thực hiện thủ tục nhập khẩu. Đây là tài liệu bắt buộc trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu, thể hiện đầy đủ thông tin về lô hàng nhập khẩu và là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu và xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Tờ khai hải quan nhập khẩu hợp lệ thường bao gồm các nhóm thông tin chính sau:

• Thông tin chung: Số tờ khai, ngày đăng ký, chi cục hải quan
• Thông tin người khai, doanh nghiệp nhập khẩu và người xuất khẩu: Tên, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ. Nếu là đại lý hải quan thì cần có giấy ủy quyền.
• Thông tin hàng hóa: Tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn giá, trị giá hải quan, trị giá tính thuế mô tả và các đặc điểm kỹ thuật cần thiết để xác định chính sách quản lý.
• Thông tin vận chuyển: Phương thức vận tải, số hiệu, hành trình, cảng/xuất dỡ hàng.
• Thông tin giấy phép và kiểm tra chuyên ngành: Áp dụng đối với hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép hoặc phải kiểm tra theo quy định.
• Thông tin về thuế, phí: Ghi rõ các loại thuế phải nộp theo quy định tại thời điểm nhập khẩu (thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và các khoản phí liên quan).

2. Các loại tờ khai hải quan hiện nay

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc hiểu rõ các loại tờ khai hải quan sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ chính xác và đúng thời điểm. Dưới đây là những loại tờ khai hải quan phổ biến hiện nay:

• Tờ khai hải quan xuất khẩu: Dành cho hàng hóa xuất ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, bao gồm xuất khẩu kinh doanh, tái xuất, gia công, và xuất khẩu phi mậu dịch.
• Tờ khai hải quan nhập khẩu: Áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam để tiêu thụ, kinh doanh, gia công hoặc phục vụ đầu tư, bao gồm nhập khẩu trực tiếp, tái nhập, và phi mậu dịch.
• Tờ khai tạm nhập tái xuất: Dành cho hàng hóa tạm nhập trong thời gian nhất định rồi tái xuất mà không tiêu thụ nội địa, như thiết bị thuê mượn, hàng triển lãm, hàng bảo hành.
• Tờ khai xuất nhập khẩu tại chỗ: Sử dụng khi hàng hóa trao đổi giữa doanh nghiệp trong nước và đối tác nước ngoài nhưng không qua cửa khẩu quốc tế, thường là hàng gia công, giao nhận ngay trong lãnh thổ.
• Tờ khai hải quan phi mậu dịch: Dành cho hàng hóa không phục vụ mục đích kinh doanh như quà tặng, hàng viện trợ, quà biếu cá nhân hoặc cơ quan.

3. Quy trình khai tờ khai hải quan nhập khẩu

Quy trình khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu thông thường được thực hiện theo 8 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa
Doanh nghiệp cần xác định chính xác nhóm hàng nhập khẩu để biết lô hàng thuộc diện thông thường, hàng quản lý có điều kiện hay hàng bắt buộc kiểm tra chuyên ngành. Đây là bước quan trọng giúp chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ ngay từ đầu.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ
Bộ hồ sơ cơ bản gồm: Hợp đồng thương mại, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ (C/O), cùng giấy phép hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt).

Bước 3: Khai thông tin trên hệ thống
Người khai nhập dữ liệu ban đầu (mã nghiệp vụ IDA) trên hệ thống VNACCS/ECUS để cung cấp toàn bộ thông tin của lô hàng.

Bước 4: Đăng ký tờ khai
Sau khi hoàn thiện thông tin, doanh nghiệp thực hiện đăng ký tờ khai (IDC). Trường hợp phát hiện sai sót trước khi gửi IDC, có thể sửa bằng nghiệp vụ IDB.

Bước 5: Phân luồng tờ khai
Hệ thống hải quan tự động phân luồng kiểm tra:

• Luồng xanh: Luồng xanh là điều mà phần lớn doanh nghiệp mong muốn, bởi tờ khai được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng này thường áp dụng đối với doanh nghiệp có mức độ tuân thủ pháp luật cao và lô hàng không thuộc diện rủi ro.

• Luồng vàng: Ở luồng vàng, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy tờ nhưng không kiểm tra thực tế hàng hóa.

• Luồng đỏ: Luồng đỏ là mức kiểm tra chặt nhất, áp dụng khi có dấu hiệu nghi vấn hoặc khi doanh nghiệp có lịch sử rủi ro. Hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa theo một trong ba mức:

  • Kiểm tra thực tế ≤ 5% lô hàng: Áp dụng để đánh giá mức độ tuân thủ của doanh nghiệp. Nếu không phát hiện sai phạm, việc kiểm tra kết thúc; nếu có dấu hiệu vi phạm, cơ quan hải quan có thể mở rộng phạm vi kiểm tra.
  • Kiểm tra thực tế 10% lô hàng: Áp dụng với hàng hóa thuộc diện được miễn kiểm tra, nhưng qua phân tích thông tin, cơ quan hải quan phát hiện dấu hiệu rủi ro. Nếu kết quả kiểm tra không có sai phạm thì dừng lại; nếu có thì tiếp tục kiểm tra sâu hơn.
  • Kiểm tra toàn bộ lô hàng: Áp dụng đối với doanh nghiệp nhiều lần vi phạm hoặc lô hàng có rủi ro cao. Đây là mức kiểm tra nghiêm ngặt nhất nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bước 6: Nộp thuế và lệ phí
Doanh nghiệp nộp các loại thuế theo quy định, gồm thuế nhập khẩu, VAT và các loại thuế bổ sung khác (nếu có).

Bước 7: Thông quan hàng hóa
Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp được phép thông quan và nhận hàng tại cảng hoặc đưa hàng về kho theo quy định.

Bước 8: Lưu trữ hồ sơ
Toàn bộ chứng từ và tờ khai liên quan phải được lưu giữ trong thời hạn quy định để phục vụ kiểm tra sau thông quan khi cần thiết.

5. Các lỗi thường gặp khi khai báo hải quan nhập khẩu

Trong quá trình khai báo, người nhập khẩu dễ gặp phải một số sai sót dẫn đến chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không đáng có. Dưới đây là những lỗi phổ biến, hậu quả và hướng phòng tránh:

• Khai sai mã HS: Đây là lỗi xuất hiện nhiều nhất. Việc phân loại sai mã HS có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, xử phạt hoặc bị giữ hàng để kiểm tra bổ sung. Doanh nghiệp nên tra cứu biểu thuế cập nhật, đối chiếu chú giải chương và tham khảo ý kiến chuyên gia hải quan để hạn chế rủi ro.
• Khai trị giá hải quan không chính xác: Trường hợp khai thấp hơn giá trị thực tế, cơ quan hải quan có thể bác bỏ trị giá, ấn định thuế và xử phạt vi phạm. Để tránh tình huống này, doanh nghiệp cần kê khai đúng trị giá, đồng thời chuẩn bị đầy đủ chứng từ như vận đơn, phí vận chuyển, phí bảo hiểm.
• Thiếu hoặc chưa có giấy phép chuyên ngành: Nhiều mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt, nếu không nộp giấy phép ngay từ đầu có thể dẫn đến giữ hàng và kéo dài thời gian thông quan. Vì vậy, cần xác định rõ mặt hàng có thuộc diện quản lý chuyên ngành hay không và hoàn thiện giấy phép trước khi khai báo.
• Không sửa sai kịp thời trước khi đăng ký tờ khai: Nếu đã khai IDA nhưng phát hiện thông tin sai, nhưng doanh nghiệp không sửa trước khi đăng ký IDC thì tờ khai có nguy cơ bị hủy hoặc xử phạt hành chính. Luôn sử dụng nghiệp vụ IDB để điều chỉnh thông tin trước khi gửi IDC.
• Nộp thuế chậm: Trường hợp nộp thuế không đúng thời hạn sẽ không được thông quan, đồng thời phát sinh tiền chậm nộp. Cần theo dõi thông báo thuế và chuẩn bị nguồn tài chính kịp thời để tránh ách tắc.

6. Vai trò của tờ khai hải quan đối với thủ tục thông quan hàng hóa

Tờ khai hải quan đóng vai trò then chốt trong quá trình thông quan hàng hóa, giúp đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là cơ sở quan trọng để cơ quan hải quan quản lý và kiểm soát luồng hàng hóa qua biên giới. Cụ thể, tờ khai hải quan có vai trò:

• Cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về hàng hóa như tên, số lượng, giá trị, xuất xứ và phương thức vận chuyển, giúp cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra và đánh giá chính xác.
• Kiểm soát việc xuất nhập khẩu, ngăn chặn hàng cấm, hàng giả, hàng kém chất lượng và các hành vi buôn lậu.
• Là cơ sở để tính toán và thu thuế, phí hải quan theo đúng quy định pháp luật.
• Cung cấp dữ liệu phục vụ công tác thống kê xuất nhập khẩu và hoạch định chính sách quốc gia.

7. Các văn bản pháp lý hướng dẫn về cách làm từ khai hải quan

Để thực hiện đúng việc khai báo hải quan, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là danh sách các văn bản pháp lý quan trọng hướng dẫn về cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu:

• Các văn bản liên quan đến thủ tục khai báo, đăng ký tờ khai hải quan

• • Công văn 995/TCHQ-GSQL năm 2022: Quy định về khai sai mã loại hình trên tờ khai hải quan của loại hình gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 24/3/2022)
  • Công văn 2047/TCHQ-GSQL năm 2022: Quy định về đăng ký tờ khai hải quan một lần xuất nhập khẩu nhiều lần đối với mặt hàng thạch cao nhập khẩu và dăm gỗ xuất khẩu. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 03/6/2022)
  • Công văn 279/TCHQ-GSQL năm 2017: Xác nhận tờ khai hải quan đối với xe ô tô, xe gắn máy nhập khẩu, tạm nhập khẩu không nhằm mục đích thương mại. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 13/01/2017)
  • Công văn 9445/BTC-TCT năm 2011: Quy định về điều kiện tờ khai hải quan khấu trừ thuế giá trị gia tăng đối với hàng xuất khẩu. (Ban hành bởi Bộ Tài chính ngày 20/7/2011)
  • Điều 29 Luật Hải quan 2014: Quy định về việc khai tờ khai hải quan, bổ sung và hủy tờ khai. (Ban hành bởi Quốc hội ngày 23/6/2014)

• Các văn bản liên quan đến xử lý tờ khai hải quan (sửa chữa, hủy, bổ sung)

• • Công văn 1830/HQTPHCM-GSQL năm 2022: Quy định về xử phạt vi phạm hành chính khi doanh nghiệp hủy tờ khai hải quan hàng xuất khẩu. (Ban hành bởi Cục Hải quan TP.HCM ngày 25/7/2022)
  • Công văn 3737/TCHQ-GSQL năm 2007: Quy định về huỷ tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 06/7/2007)
  • Công văn 1605/GSQL-GQ năm 2014: Quy định về ngày hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Cục Giám sát quản lý Hải quan ngày 02/12/2014)
  • Công văn 661/GSQL-GQ1 năm 2015: Quy định về khai bổ sung tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Cục Giám sát quản lý Hải quan ngày 26/6/2015)
  • Công văn 5627/TCHQ-GSQL năm 2016: Hướng dẫn khai báo bổ sung hủy tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 17/6/2016)
  • Công văn 3778/GSQL-GQ1 năm 2018: Quy định về hủy tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Cục Giám sát quản lý Hải quan ngày 22/11/2018)
  • Công văn 3772/GSQL-GQ1 năm 2018: Quy định về xin hủy tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Cục Giám sát quản lý Hải quan ngày 22/11/2018)
  • Công văn 9597/TCHQ-GSQL năm 2015: Quy định về chuyển luồng tờ khai hải quan tạm dừng đưa hàng qua khu vực giám sát. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 15/10/2015)
  • Công văn 963/GSQL-GQ2 năm 2015: Quy định về thanh lý máy móc thiết bị nhập khẩu bị thất lạc chứng từ hải quan, tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Cục Giám sát quản lý Hải quan ngày 26/8/2015)

• Các văn bản liên quan đến mẫu, chế độ in và quản lý tờ khai hải quan

• • Thông tư 52/2017/TT-BTC: Sửa đổi Thông tư 120/2015/TT-BTC về mẫu, chế độ in, phát hành, quản lý và sử dụng Tờ khai Hải quan. (Ban hành bởi Bộ Tài chính ngày 19/5/2017)
  • Thông tư 120/2015/TT-BTC: Quy định về mẫu, chế độ in, phát hành, quản lý và sử dụng Tờ khai hải quan dùng cho người xuất cảnh, nhập cảnh. (Ban hành bởi Bộ Tài chính ngày 14/8/2015)
  • Công văn 62/TCHQ-CCHĐH năm 2013: Quy định về áp dụng mẫu tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 04/01/2013)
  • Công văn 3518/TCHQ-QLRR năm 2004: Hướng dẫn nội dung thông tin quản lý rủi ro trên chức năng xử lý tờ khai hải quan (NA02A) hệ thống VCIS. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 03/4/2014)

• Các văn bản liên quan đến quản lý và xử lý chứng từ, tài liệu liên quan đến tờ khai hải quan

• • Công văn 11430/TCHQ-GSQL năm 2015: Quy định về rà soát tờ khai hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu đủ điều kiện qua khu vực giám sát nhưng chưa được xác nhận trên hệ thống. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 21/12/2015)
  • Công văn 1598/TCHQ-GSQL năm 2009: Quy định về quy trình làm việc đối với tờ khai hải quan tại Chi cục Hải quan Tân Sơn Nhất. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 17/8/2009)
  • Công văn 777/TCHQ-GSQL năm 2017: Xử lý vướng mắc về chứng từ hải quan xuất khẩu qua cửa khẩu biên giới. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 06/6/2017)

• Các văn bản hướng dẫn đặc biệt về xuất nhập khẩu

• • Công văn 5259/TCHQ-GSQL năm 2015: Quy định về tờ khai hải quan đối với xe ô tô, xe gắn máy nhập khẩu, tạm nhập khẩu. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 09/6/2015)
  • Công văn 12071/TCHQ-GSQL năm 2015: Quy định về rà soát tờ khai hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu đủ điều kiện qua khu vực giám sát nhưng chưa được xác nhận trên hệ thống. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 21/12/2015)

• Các công văn khác liên quan đến các vấn đề vướng mắc trong khai báo tờ khai hải quan

• • Công văn 1232/TCT-KK năm 2012: Quy định về tờ khai hải quan để khấu trừ thuế giá trị gia tăng. (Ban hành bởi Tổng cục Thuế ngày 09/4/2012)
  • Công văn 3737/TCHQ-GSQL năm 2007: Quy định về huỷ tờ khai hải quan. (Ban hành bởi Tổng cục Hải quan ngày 06/7/2007)

Lưu ý: Dưới đây là các VBPL hiện hành, danh sách sẽ được Phúc Gia cập nhật thêm nếu có văn bản mới

8. Nguyên tắc làm tờ khai hải quan nhập khẩu 

Theo Điều 29 Luật Hải quan 2014 (do Quốc hội ban hành có hiệu lực từ 01/01/2015), khi làm tờ khai hải quan nhập khẩu, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Khai đầy đủ, chính xác và rõ ràng mọi thông tin trên tờ khai.
• Thực hiện khai hải quan điện tử, trừ trường hợp được phép sử dụng tờ khai giấy theo quy định của Chính phủ.
• Tờ khai đã đăng ký có giá trị để làm thủ tục hải quan; các chính sách quản lý, thuế áp dụng tại thời điểm đăng ký, trừ khi pháp luật thuế có quy định khác.
• Có thể khai bổ sung khi phát hiện sai sót trước khi cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ (đối với hàng đang làm thủ tục). Trong 60 ngày từ ngày thông quan và trước khi bị kiểm tra sau thông quan (đối với hàng đã thông quan), trừ trường hợp liên quan đến giấy phép, kiểm định chuyên ngành.
• Có thể nộp tờ khai chưa hoàn chỉnh hoặc chứng từ thay thế và hoàn thiện sau theo Điều 43 & 50 Luật Hải quan.
• Được phép thay đổi loại hình xuất/nhập khẩu nếu hàng hóa vẫn trong thời gian chịu giám sát hải quan.

9. Cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu

Làm tờ khai hải quan nhập khẩu là bước bắt buộc để hàng hóa được thông quan hợp pháp. Dưới đây là hướng dẫn cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu từng bước giúp quý vị thực hiện tờ khai đúng quy định và hạn chế sai sót.

9.1. Cách làm tờ khai hải quan trên phần mềm Ecus

Việc khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu là một công việc không thể thiếu trong quy trình thông quan hàng hóa. Với phần mềm Ecus5, cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu được đơn giản hóa qua 8 bước chi tiết, giúp doanh nghiệp thực hiện một cách chính xác và kịp thời:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm Ecus5

• Tải và cài đặt phiên bản phần mềm Ecus5 mới nhất.
• Mở phần mềm, vào menu Hệ thống → 2. Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
• Nhập đầy đủ thông tin tài khoản khai báo, sau đó nhấn nút Chọn để đăng nhập.

Bước 2: Thiết lập hệ thống trước khi khai báo

Trước khi bắt đầu khai báo tờ khai nhập khẩu, doanh nghiệp cần thiết lập các thông số kết nối với hệ thống Hải quan:

• Vào menu Hệ thống → Thiết lập thông số khai báo VNACCS.
• Điền đầy đủ thông tin yêu cầu, nhấn Ghi rồi chọn Kiểm tra kết nối để đảm bảo kết nối thành công.

Bước 3: Tạo tờ khai mới

• Truy cập menu Tờ khai hải quan → Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA).
• Chọn tạo mới tờ khai nhập khẩu để bắt đầu khai báo thông tin.

Bước 4: Nhập thông tin tại Tab “Thông tin chung”

• Nhập các thông tin bắt buộc (các trường có dấu * đỏ), lưu ý các ô màu xám là hệ thống tự động cập nhật, quý vị không cần nhập.
• Các mục cần khai báo gồm:
  • Mã loại hình nhập khẩu.
  • Cơ quan hải quan tiếp nhận.
  • Phân loại cá nhân/tổ chức gửi nhận hàng.
  • Mã bộ phận xử lý thủ tục hải quan.
  • Phương thức vận chuyển (đường biển, đường bộ, đường hàng không…).
• Nhập chi tiết thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu, người nhập khẩu, người xuất khẩu và đại lý làm thủ tục.

• Nhập đầy đủ thông tin vận đơn như số vận đơn, ngày phát hành, số lượng kiện, trọng lượng hàng, địa điểm lưu kho, ngày hàng đến, địa điểm xếp/dỡ hàng và số container (nếu có).

Bước 5: Nhập thông tin tại Tab “Thông tin chung 2”

• Thông tin hóa đơn thương mại: Số hóa đơn, ngày phát hành, hình thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng, mã đồng tiền, phân loại hóa đơn (A, B, D).
• Tờ khai trị giá: Nhập các khoản phí vận chuyển, bảo hiểm và điều chỉnh giá nếu có.
• Thông tin thuế và bảo lãnh: Lựa chọn hình thức nộp thuế, khai báo bảo lãnh nếu có (bảo lãnh chung hoặc riêng từng tờ khai).
• Thông tin hợp đồng, chứng từ kèm theo (nếu cần).

Bước 6: Nhập thông tin danh sách hàng hóa

• Nhập chi tiết từng mặt hàng: tên hàng, nhãn hiệu, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá, mã biểu thuế và các loại thuế suất VAT, thuế nhập khẩu.
• Nếu có các khoản điều chỉnh trên tờ khai trị giá, phân bổ khoản điều chỉnh đó cho từng dòng hàng hoặc tất cả dòng hàng.
• Với hàng container, đính kèm file HYS (chữ ký số), khai báo số vận đơn, số container, số seal theo quy định.

Bước 7: Truyền tờ khai lên hệ thống Hải quan

• Sau khi nhập đầy đủ thông tin, lưu lại tờ khai.
• Chọn mã nghiệp vụ 2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA) để gửi dữ liệu.
• Nhập mã PIN của chữ ký số để ký điện tử.
• Hệ thống trả về số tờ khai và bản copy tờ khai với thông tin thuế đã tự động tính.
• Kiểm tra thông tin nếu cần sửa đổi, sử dụng mã nghiệp vụ IDB để chỉnh sửa và gửi lại.
• Khi thông tin chính xác, chọn mã nghiệp vụ 3. Khai chính thức tờ khai (IDC) để đăng ký chính thức với Hải quan và tiến hành thông quan.

Bước 8: Lấy kết quả phân luồng và in tờ khai

• Sau khi khai báo thành công, chọn chức năng 4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan để nhận kết quả phân luồng hàng hóa, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế.
• In tờ khai hải quan và hoàn tất các thủ tục tiếp theo để thông quan hàng hóa.

9.2. Cách khai tờ khai hải quan trên mẫu HQ/2015

Tùy thuộc vào từng loại hình xuất khẩu hay nhập khẩu, cách khai thông tin trên mẫu tờ khai HQ/2015 sẽ có những điểm khác biệt nhất định. Dưới đây là hướng dẫn cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu một cách chi tiết, chính xác.

Cách khai tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu trên mẫu HQ/2015

• Ô 1 – Người xuất khẩu: Ghi rõ tên công ty, địa chỉ và mã số thuế của bên xuất khẩu.
• Ô 2 – Người nhập khẩu: Điền thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhập khẩu.
• Ô 3 – Người ủy thác/ủy quyền: Cung cấp đầy đủ thông tin người được ủy quyền làm thủ tục.
• Ô 4 – Đại lý hải quan: Ghi thông tin đại lý, số hợp đồng và ngày ký hợp đồng.
• Ô 5 – Loại hình: Ghi rõ loại hình xuất khẩu.
• Ô 6 – Giấy phép: Số và ngày cấp giấy phép xuất khẩu (nếu có).
• Ô 7 – Hợp đồng: Thông tin số, ngày ký và ngày hết hạn hợp đồng.
• Ô 8 – Hóa đơn thương mại: Số và ngày lập hóa đơn.
• Ô 9 – Cửa khẩu xuất hàng: Tên cảng hoặc địa điểm xếp hàng.
• Ô 10 – Nước nhập khẩu: Tên quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi hàng đến.
• Ô 11 – Điều kiện giao hàng: Ghi rõ điều kiện giao hàng theo hợp đồng.
• Ô 12 – Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán đã thỏa thuận.
• Ô 13 – Đồng tiền thanh toán: Mã loại tiền sử dụng trong thanh toán.
• Ô 14 – Tỷ giá tính thuế: Tỷ giá quy đổi sang VNĐ để tính thuế.
• Ô 15 – Mô tả hàng hóa: Thông tin chi tiết về hàng hóa theo hóa đơn.
• Ô 16 – Mã số hàng hóa: Mã HS code phù hợp với danh mục hàng hóa.
• Ô 17 – Xuất xứ: Nước sản xuất hoặc chế tạo hàng hóa.
• Ô 18 – Lượng hàng: Số lượng hoặc trọng lượng theo đơn vị tính.
• Ô 20 – Đơn giá nguyên tệ: Giá bán từng mặt hàng theo tiền tệ quy định.
• Ô 21 – Trị giá nguyên tệ: Tổng giá trị = số lượng x đơn giá.
• Ô 22 – Thuế xuất khẩu: Ghi trị giá tính thuế, thuế suất và tiền thuế phải nộp.
• Ô 23 – Thu khác: Các khoản thuế, phí khác (nếu có).
• Ô 24 – Tổng số tiền thuế và thu khác: Ghi tổng tiền thuế bằng số và chữ.
• Ô 25 – Lượng hàng, số hiệu container: Thông tin chi tiết về kiện hàng, container.
• Ô 26 – Chứng từ đi kèm: Ghi các giấy tờ kèm theo tờ khai.

Cách khai tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu trên mẫu HQ/2015

• Ô 1 – Người xuất khẩu: Thông tin chi tiết về bên xuất khẩu.
• Ô 2 – Người nhập khẩu: Thông tin chi tiết bên nhập khẩu.
• Ô 3 – Người ủy thác/ủy quyền: Ghi thông tin người được ủy quyền làm thủ tục.
• Ô 4 – Đại lý hải quan: Tên, địa chỉ, mã số thuế đại lý, hợp đồng và ngày ký.
• Ô 5 – Loại hình: Loại hình nhập khẩu cụ thể.
• Ô 6 – Hóa đơn thương mại: Số và ngày lập hóa đơn.
• Ô 7 – Giấy phép: Số, ngày cấp giấy phép nhập khẩu (nếu có).
• Ô 8 – Hợp đồng: Thông tin hợp đồng mua bán hàng hóa.
• Ô 9 – Vận đơn: Số và ngày vận đơn đường biển hoặc hàng không.
• Ô 10 – Cảng xếp hàng: Nơi hàng được xuất đi.
• Ô 11 – Cảng dỡ hàng: Nơi hàng hóa được dỡ tại Việt Nam.
• Ô 12 – Phương tiện vận tải: Tên tàu, số chuyến bay, phương tiện vận tải.
• Ô 13 – Nước xuất khẩu: Nước nơi hàng được xuất đi.
• Ô 14 – Điều kiện giao hàng: Điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Ô 15 – Phương thức thanh toán: Phương thức thanh toán đã thỏa thuận.
• Ô 16 – Đồng tiền thanh toán: Mã tiền tệ sử dụng.
• Ô 17 – Tỷ giá tính thuế: Tỷ giá quy đổi sang VNĐ.
• Ô 18 – Mô tả hàng hóa: Mô tả chi tiết hàng hóa theo hóa đơn.
• Ô 19 – Mã số hàng hóa: HS code chính xác theo quy định.
• Ô 20 – Xuất xứ: Nước hoặc vùng lãnh thổ sản xuất.
• Ô 21 – Chế độ ưu đãi: Mẫu C/O áp dụng (nếu có).
• Ô 22 – Lượng hàng: Số lượng hoặc trọng lượng hàng hóa.
• Ô 24 – Đơn giá nguyên tệ: Giá từng mặt hàng.
• Ô 25 – Trị giá nguyên tệ: Tổng trị giá = số lượng x đơn giá.
• Ô 26 đến Ô 29 – Thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế BVMT, thuế GTGT: Ghi trị giá tính thuế, thuế suất và số tiền thuế phải nộp theo từng loại thuế.
• Ô 30 – Tổng số tiền thuế: Tổng hợp các khoản thuế đã nêu.
• Ô 31 – Lượng hàng, số hiệu container: Thông tin chi tiết về kiện hàng.
• Ô 32 – Chứng từ đi kèm: Các giấy tờ liên quan kèm theo tờ khai.

10. Lưu ý khi làm tờ khai hải quan

Khi thực hiện các cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu, bên cạnh việc tuân thủ nguyên tắc khai báo, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm quan trọng để tránh sai sót, đảm bảo thông tin chính xác và tránh phát sinh rủi ro pháp lý cũng như chậm trễ trong thông quan:

• Với lô hàng không có vận đơn (như hàng xuất nhập khẩu tại chỗ), cần lấy số quản lý hàng từ hệ thống xử lý thông tin điện tử trước khi khai hải quan.
• Mỗi tờ khai tối đa khai được 50 dòng hàng; nếu vượt quá, phải tách khai nhiều tờ khai riêng biệt.
• Kiểm tra kỹ và lựa chọn đúng mã HS (Harmonized System) vì mã này quyết định thuế suất và thủ tục hải quan kèm theo. Cập nhật mã HS mới nhất theo quy định để tránh sai lệch.
• Tính toán chính xác trị giá hàng hóa, bao gồm chi phí phát sinh như vận chuyển, bảo hiểm, bốc dỡ… Đây là căn cứ quan trọng để tính thuế đúng.
• Kê khai đầy đủ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại đã ký kết.

11. Câu hỏi thường gặp khi làm tờ khai hải quan 

Khi làm tờ khai hải quan, nhiều doanh nghiệp thường gặp những thắc mắc phổ biến liên quan đến quy trình và thủ tục khai báo. Việc giải đáp rõ ràng các câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu chính xác và tránh rủi ro không đáng có.

11.1. Có bao nhiêu cách khai tờ khai hải quan nhập khẩu?

Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức để thực hiện tờ khai hải quan nhập khẩu, tùy theo quy mô, nhu cầu và mức độ đầu tư công nghệ:

• Khai báo hải quan giấy: Điền thông tin trên mẫu đơn giấy và nộp trực tiếp tại cơ quan hải quan. Phương pháp truyền thống này dễ xảy ra sai sót, mất thời gian và ít được sử dụng hiện nay.
• Khai báo hải quan điện tử: Thực hiện qua hệ thống điện tử do hải quan cung cấp. Đây là hình thức phổ biến nhất nhờ vào độ chính xác cao.
• Khai báo hải quan tự động: Áp dụng phần mềm kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý kho và hải quan, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình. Tuy nhiên, hình thức này đòi hỏi chi phí đầu tư và khả năng tích hợp hệ thống cao.

11.2. Làm thế nào để tra cứu tờ khai hải quan?

Việc tra cứu tờ khai hải quan vô cùng dễ dàng nhờ hệ thống trực tuyến của Cổng thông tin điện tử Hải quan Việt Nam. Chỉ với vài thao tác đơn giản, quý vị có thể kiểm tra thông tin tờ khai đã đăng ký.

• Bước 1: Truy cập website: https://www.customs.gov.vn
• Bước 2: Chọn mục “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan”
• Bước 3: Nhập đầy đủ: Số tờ khai, Mã số doanh nghiệp, Ngày đăng ký
• Bước 4: Nhấn “Tra cứu” để xem kết quả chi tiết

11.4. Bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu bao gồm những giấy tờ nào?

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ hải quan để đảm bảo thông quan kịp thời. Thông thường, một bộ hồ sơ khai hải quan sẽ bao gồm:

• Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế
• Hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn hoặc chứng từ vận tải, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

11.5. Khai sai tờ khai hải quan có phải chịu phạt không ?

Khai sai tờ khai hải quan có thể bị phạt nếu không khai bổ sung sau khi hàng hóa đã thông quan, theo điểm e khoản 1 Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017). Hành vi khai sai bị xem là trốn thuế và có thể bị xử lý hình sự nếu:

• Không khai bổ sung sau khi hàng hóa thông quan.
• Trốn thuế từ 100 triệu đồng đến dưới 300 triệu đồng, hoặc dưới 100 triệu đồng nhưng đã từng bị xử phạt vi phạm hành chính về trốn thuế.

Khi đáp ứng các điều kiện trên, cá nhân có thể bị phạt tiền từ 100 triệu đến 500 triệu đồng, hoặc bị phạt tù từ 3 tháng đến 1 năm. Nếu trốn thuế trên 300 triệu đồng hoặc có hành vi nghiêm trọng hơn, mức phạt có thể lên đến 4,5 tỷ đồng hoặc tù từ 1 đến 7 năm.

Đối với pháp nhân, nếu trốn thuế từ 100 triệu đến dưới 300 triệu đồng, sẽ bị xử lý hình sự với mức phạt tiền hoặc đình chỉ hoạt động. Tuy nhiên, nếu cá nhân khai bổ sung trước khi cơ quan hải quan phát hiện, sẽ không bị xử lý hình sự.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu đơn giản và chính xác, tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành. Nội dung giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng bước khai báo, đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi. Phúc Gia mong rằng những thông tin này sẽ hỗ trợ quý vị thực hiện thủ tục hiệu quả, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý phát sinh.

Xem thêm:

• Giải đáp: Hàng mẫu có chịu thuế xuất nhập khẩu không?
• RO trong xuất nhập khẩu là gì? Vai trò RO trong xuất nhập khẩu

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA

Địa chỉ: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 0981.996.996/ 0982.996.696/ 024 7779 6696
E-mail: lab@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00

“Liên Minh Phúc Gia – Vì cuộc sống tiện nghi”

Chúng tôi mong muốn mang lại nhiều “GIÁ TRỊ TỐT NHẤT” cho bạn!