Hướng Dẫn Thủ Tục Nhập Khẩu Hàng Hóa Vào Việt Nam Năm 2025

Thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định về hải quan, thuế và kiểm tra chuyên ngành. Việc nắm rõ quy trình sẽ giúp quá trình nhập khẩu diễn ra kịp thời, tiết kiệm thời gian và chi phí. Mời quý doanh nghiệp tham khảo quy trình, thủ tục nhập khẩu hàng hóa chi tiết trong bài viết dưới đây do Phúc Gia tổng hợp và chia sẻ.

Xem thêm: Hồ sơ năng lực của Trung tâm Thử nghiệm Kiểm định và Chứng nhận Phúc Gia

1. Nhập khẩu hàng hóa là gì?

“Nhập khẩu hàng hóa là quá trình đưa các sản phẩm từ nước ngoài vào Việt Nam hoặc các khu vực hải quan đặc biệt theo quy định của pháp luật. Quy trình này được quản lý chặt chẽ” theo Luật Quản lý Ngoại thương 2017.

Hàng hóa nhập khẩu phải tuân thủ đầy đủ thủ tục nhập khẩu hàng hóa, bộ chứng từ xuất nhập khẩu và các biện pháp kiểm tra kỹ thuật, đánh giá rủi ro nhằm đảm bảo không gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng, môi trường và an ninh quốc gia. Đặc biệt, các mặt hàng nằm trong danh sách cảnh báo từ tổ chức quốc tế sẽ được kiểm soát nghiêm ngặt hơn.

Theo Điều 5 của luật, có một số mặt hàng bị cấm nhập khẩu như: vũ khí, đạn dược, hóa chất cấm, pháo, sản phẩm có chứa amiăng, động vật, thực vật hoang dã quý hiếm và các thiết bị gây nhiễu phương tiện giao thông. Việc cấm nhập khẩu các mặt hàng này nhằm đảm bảo an ninh quốc gia, an toàn cộng đồng và bảo vệ môi trường.

Xem thêm: 

• Giải đáp: Hàng mẫu có chịu thuế xuất nhập khẩu không?
• Thử Nghiệm Là Gì? Lợi Ích Của Việc Thử Nghiệm Chất Lượng

2. Chính sách và quy định nhập khẩu

Trong phần này, Phúc Gia sẽ tổng hợp những chính sách và quy định quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam.

• Tổng hợp các Nghị định về xuất nhập khẩu:

• Tổng hợp các Thông tư về xuất nhập khẩu:

3. Mã HS & thuế nhập khẩu

Mỗi mặt hàng khi nhập khẩu đều được phân loại theo một mã HS riêng biệt, kéo theo mức thuế suất và chính sách quản lý khác nhau. Do đó, việc tra cứu đúng mã HS và thuế nhập khẩu là bước quan trọng để doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch tài chính và tuân thủ pháp luật.

Doanh nghiệp có thể tra cứu mã HS và thuế nhập khẩu qua các kênh chính thống sau:

• Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan:
  Tại địa chỉ https://www.customs.gov.vn, mục Tra cứu biểu thuế, doanh nghiệp có thể tìm kiếm mã HS, thuế suất MFN, thuế VAT và thuế suất theo các hiệp định FTA mà Việt Nam đã ký kết.
• Hệ thống VNACCS/VCIS của Hải quan:
  Hệ thống khai báo hải quan điện tử cũng tích hợp chức năng hỗ trợ mã HS và các chính sách áp dụng kèm theo.
  Thông tư 31/2022/TT-BTC:
  Đây là văn bản quy định Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam, chứa đầy đủ mã HS 8 số dùng để tham chiếu chính thức.
• Phòng Phân tích phân loại Cục Hải quan các khu vực:
  Trong trường hợp doanh nghiệp không chắc chắn về mã HS, có thể gửi mẫu hàng hóa đến phân tích để được xác định trước mã số hàng hóa theo đúng quy định tại Điều 24 Luật Hải quan.
• Hệ thống văn bản pháp luật chính phủ:
  Truy cập https://vanban.chinhphu.vn hoặc https://vbpl.vn để tra cứu các nghị định và thông tư liên quan đến thuế suất, chính sách mặt hàng nhập khẩu.

4. Hồ sơ nhập khẩu hàng hóa cần những gì?

Để thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ hải quan đầy đủ theo Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC) do Bộ Tài Chính ban hành. Hồ sơ bao gồm tờ khai hải quan và các chứng từ có liên quan như hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, hóa đơn nhập khẩu hợp lệ, chứng từ vận tải, giấy phép nhập khẩu và các giấy tờ chuyên ngành khác: 

a) Tờ khai hải quan: Phải điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư hướng dẫn. Nếu thực hiện khai hải quan trên tờ khai giấy, người khai hải quan phải nộp 02 bản chính tờ khai theo mẫu HQ/2015/NK.

Xem thêm: Cách làm tờ khai hải quan nhập khẩu đơn giản, chính xác

b) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương: Khi người mua phải thanh toán cho người bán, cần nộp 01 bản chụp hóa đơn. Trong trường hợp mua hàng trong nước nhưng nhận hàng từ nước ngoài, hóa đơn của người bán trong nước sẽ được chấp nhận.

• Trường hợp không cần nộp hóa đơn:
  • Hàng hóa nhập khẩu cho hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài.
  • Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán. Trị giá hải quan sẽ được khai theo quy định tại Thông tư số 39/2015/TT-BTC.

c) Vận đơn hoặc chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương: Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, hàng không, đường sắt, hoặc vận tải đa phương thức, cần nộp 01 bản chụp vận đơn hoặc tài liệu tương đương. Đặc biệt, với hàng hóa nhập khẩu phục vụ khai thác dầu khí trên tàu dịch vụ, thay vì vận đơn, cần nộp bản khai hàng hóa (cargo manifest).

d) Bảng kê lâm sản: Đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu, cần nộp 01 bản chính bảng kê theo yêu cầu của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

đ) Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền: Đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu, nộp 01 bản chính giấy phép (hoặc văn bản cho phép nhập khẩu) khi nhập khẩu lần đầu và chỉ cần nộp 01 bản chính khi nhập khẩu nhiều lần.

e) Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng, kiểm tra chuyên ngành: Nộp 01 bản chính nếu có yêu cầu. Trường hợp chứng nhận này có hiệu lực lâu dài và được sử dụng nhiều lần, người khai hải quan chỉ cần nộp 01 lần khi làm thủ tục nhập khẩu lần đầu.

g) Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu: Nộp 01 bản chụp nếu là lần đầu nhập khẩu hàng hóa có điều kiện.

h) Tờ khai trị giá: Người khai hải quan phải khai tờ khai trị giá hàng hóa theo mẫu quy định và gửi tờ khai này đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp 02 bản chính khi khai trên tờ khai giấy.

i) Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Nộp chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định của Thông tư của Bộ Tài chính.

k) Danh mục máy móc, thiết bị: Đối với máy móc, thiết bị trong các chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, cần nộp 01 bản chụp và xuất trình bản chính để đối chiếu nếu nhập khẩu nhiều lần.

l) Hợp đồng ủy thác: Nộp 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu hàng hóa có giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, hoặc chứng từ đủ điều kiện nhập khẩu.

m) Hợp đồng bán hàng cho trường học, viện nghiên cứu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học: Cần nộp 01 bản chụp đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% theo Luật Thuế giá trị gia tăng.

Lưu ý: Các chứng từ quy định tại điểm d, e, g, i nếu được gửi dưới dạng điện tử qua Cổng thông tin một cửa quốc gia hoặc Cổng thông tin quốc tế, người khai hải quan không cần nộp bản giấy khi làm thủ tục hải quan.

Xem thêm: Tờ khai hải quan là gì? Bộ tờ khai hải quan gồm những gì?

5. Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài

Tiến hành thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài là một bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp pháp và đúng quy định. Doanh nghiệp cần nắm rõ các bước thực hiện từ chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu đến hoàn tất thủ tục. 

5.1. Bước 1: Xác định hàng hoá nhập khẩu

Trước khi tiến hành nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định rõ loại hàng hóa để đảm bảo quá trình thông quan thuận lợi và tuân thủ các quy định pháp lý. Các loại hàng hóa cần lưu ý bao gồm:

• Hàng thương mại thông thường: Là các mặt hàng đủ điều kiện để nhập khẩu theo thủ tục thông thường.
• Hàng cấm nhập khẩu: Nếu mặt hàng nằm trong danh mục cấm nhập khẩu, doanh nghiệp phải dừng toàn bộ hoạt động nhập khẩu để tránh các vướng mắc pháp lý. Tham khảo danh mục hàng cấm tại Nghị định 187/2013/NĐ-CP của Chính phủ. 
• Hàng cần giấy phép nhập khẩu: Một số mặt hàng yêu cầu xin giấy phép nhập khẩu trước khi về cảng. Nếu không hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp sẽ phải chịu chi phí lưu kho, bãi chờ cấp phép.
• Hàng cần công bố hợp quy: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục công bố hợp quy trước khi hàng được đưa về cảng, theo quy định tại Thông tư 28/2012/TT-BKHCN.
• Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Các mặt hàng này sẽ được kiểm tra sau khi về cảng. Cơ quan chức năng sẽ lấy mẫu và kiểm tra chất lượng trước khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục còn lại.

Việc xác định chính xác loại hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong suốt quá trình thực hiện thủ tục nhập khẩu.

5.2. Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là tài liệu quan trọng, đóng vai trò cơ sở pháp lý cho toàn bộ giao dịch. Khi ký kết, cần kiểm tra kỹ các thông tin như: tên và địa chỉ của bên mua và bán, tên hàng hóa, xuất xứ, số lượng, chất lượng, giá cả, điều khoản Incoterms, hình thức thanh toán, và các yêu cầu về đóng gói, giao hàng. Hợp đồng này sẽ được yêu cầu trong suốt quá trình thông quan, đảm bảo sự minh bạch và chính xác cho mọi thủ tục nhập khẩu.

5.3. Bước 3: Kiểm tra hồ sơ chứng từ

Để hoàn tất thủ tục nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
• Các giấy tờ liên quan khác

Tùy vào từng loại hàng hóa, có thể yêu cầu thêm các giấy tờ đặc thù như giấy kiểm dịch động vật (cho thủy sản) hoặc giấy xác nhận kiểm lâm (cho mặt hàng gỗ). 

Bên bán sẽ gửi bản cứng của các chứng từ này cho bên nhập khẩu qua phương tiện phù hợp với điều kiện giao hàng. Việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên chứng từ là rất quan trọng để đảm bảo quá trình thông quan và thủ tục nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.

5.4. Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Nếu lô hàng của quý vị thuộc danh mục phải kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đăng ký kiểm tra sau khi nhận Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) từ người bán. 

Giấy báo này thường được gửi từ hãng vận chuyển khoảng 2 ngày trước khi tàu đến cảng. Trong trường hợp hàng không yêu cầu kiểm tra chuyên ngành, quý vị có thể bỏ qua bước này và tiếp tục các thủ tục tiếp theo.

Xem thêm: BoA Công Nhận Trung Tâm Thử Nghiệm Kiểm Định Phúc Gia Đạt Chuẩn ISO/IEC 17025:2017 – VILAS 1212

5.5. Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi nhận giấy báo hàng đến, doanh nghiệp cần tiến hành khai báo hải quan điện tử. Để thực hiện việc khai báo, doanh nghiệp cần có chữ ký số và đăng ký chữ ký số với Tổng Cục Hải Quan Việt Nam. Quy trình khai báo đã được số hóa, giúp doanh nghiệp khai báo trực tiếp trên hệ thống VNACCS mà không cần đến chi cục hải quan.

Doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin của mặt hàng nhập khẩu trên tờ khai. Nếu chưa có kinh nghiệm, nên sử dụng dịch vụ hải quan trọn gói để tránh sai sót. Sau khi tờ khai được hoàn tất và truyền đi, hệ thống sẽ tự động cấp số nếu thông tin chính xác. Trước khi gửi đi, hãy kiểm tra lại kỹ lưỡng, đặc biệt là các mã quan trọng, để đảm bảo không có lỗi.

Sau khi nhận kết quả trả về, doanh nghiệp mới có thể tiến hành bước tiếp theo trong quy trình thông quan.

5.6. Bước 6: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order) là chứng từ do hãng tàu hoặc công ty vận chuyển cấp phát, yêu cầu đơn vị lưu hàng tại cảng hoặc kho giao cho chủ sở hữu hàng hóa. 

Để nhận được lệnh giao hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

• CMND/CCCD bản sao.
• Vận đơn bản sao.
• Vận đơn gốc đã có dấu xác nhận của lãnh đạo công ty.
• Tiền phí.

Đối với hàng FCL (nguyên container), doanh nghiệp cần kiểm tra thời hạn miễn phí lưu container. Nếu hết hạn, phải đóng phí gia hạn thêm.

5.7. Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Sau khi tờ khai được truyền đi, hệ thống sẽ phân luồng hàng hóa thành ba loại: xanh, vàng và đỏ. Mỗi loại yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục khác nhau:

• Luồng xanh: Hàng hóa được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế. Doanh nghiệp chỉ cần in tờ khai và hoàn thành nghĩa vụ thuế.
• Luồng vàng: Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, nhưng không kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ hồ sơ để quá trình kiểm tra diễn ra suôn sẻ.
• Luồng đỏ: Hàng hóa phải trải qua kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Đây là trường hợp nghiêm ngặt nhất, đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng mọi giấy tờ liên quan để tránh phát sinh chi phí và thời gian.

Tùy vào kết quả phân luồng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ và chứng từ phù hợp.

5.8. Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa 

Sau khi tờ khai được thông qua, doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ thuế. Các loại thuế chính cần nộp để hoàn tất thủ tục nhập khẩu bao gồm:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).

Ngoài ra, tùy thuộc vào loại hàng hóa, doanh nghiệp có thể phải nộp thêm các loại thuế đặc biệt như thuế môi trường và thuế tiêu thụ đặc biệt.

5.9. Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho bảo quản

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nộp thuế, doanh nghiệp cần thực hiện hai công việc quan trọng:

• Thuê phương tiện chuyên chở để vận chuyển hàng hóa về kho.
• Thuê kho/ bến bãi để bảo quản lô hàng.

Doanh nghiệp cần đảm bảo lệnh giao hàng vẫn còn hiệu lực. Nếu hết hạn, cần liên hệ với hãng tàu để gia hạn. Sau đó, đại diện doanh nghiệp sẽ đến phòng thương vụ cảng, nộp các giấy tờ cần thiết (D/O, giấy giới thiệu, mã vạch tờ khai hải quan…) để nhận hóa đơn và thanh toán các khoản phí.

Cuối cùng, đại diện doanh nghiệp nhận phiếu giao nhận (ER) và tiến hành bốc xếp hàng lên xe để đưa về kho bảo quản.

6. Một số lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau để tránh gặp phải các vấn đề không mong muốn: 

• Mỗi tờ khai có tối đa 50 mặt hàng, nếu nhiều hơn phải dùng tờ khai liên kết.
• Trị giá tính thuế phải đồng nhất trong cùng một ngày khai báo.
• Chú ý thuế suất và mã thuế VAT khi khai báo trên hệ thống.
• Đảm bảo hàng hóa miễn thuế hoặc giảm thuế được khai báo chính xác.
• Nếu không đủ điều kiện, hệ thống sẽ từ chối cấp số tờ khai, ngoại trừ trường hợp khẩn cấp.
• Đăng ký bảo lãnh riêng trước khi cấp số tờ khai, đảm bảo số vận đơn khớp với thông tin nhập liệu.
• Khi có các mặt hàng với thời hạn nộp thuế khác nhau, phải khai trên các tờ khai riêng biệt.

7. Một số câu hỏi về thủ tục nhập khẩu hàng hóa

Trên đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam mới nhất. Hy vọng rằng bài viết sẽ hỗ trợ quý vị trong quá trình nhập khẩu, tối ưu thời gian và chi phí. Nếu quý vị cần hỗ trợ về thử nghiệm, kiểm định, chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy các thiết bị điện – điện tử hay hỗ trợ tư vấn liên quan đến nhập khẩu hàng hóa, hãy liên hệ ngay với Phúc Gia để được hỗ trợ. Với bề dày hơn 10 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên môn cao, Phúc Gia mang đến cho quý khách hàng dịch vụ nhanh, chất lượng với chi phí hợp lý nhất. 

Thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA

Địa chỉ: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội, Việt Nam
Điện thoại: 0981.996.996/ 0982.996.696/ 024 7779 6696
E-mail: lab@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00

“Liên Minh Phúc Gia – Vì cuộc sống tiện nghi”

Chúng tôi mong muốn mang lại nhiều “GIÁ TRỊ TỐT NHẤT” cho bạn!