Thủ Tục Nhập Khẩu Điều Hòa Chi Tiết | Hướng Dẫn Chi Tiết A – Z

Thủ tục nhập khẩu điều hòa không khí bao gồm các bước quan trọng như chuẩn bị giấy tờ pháp lý, mở tờ khai, đăng ký kiểm tra chất lượng, đem mẫu đi thử,… Quá trình này đòi hỏi doanh nghiệp phải am hiểu về thủ tục cũng như luật pháp để việc nhập khẩu điều hòa diễn ra kịp thời. Chính vì vậy, trong bài viết dưới đây, Phúc Gia sẽ giúp quý vị hiểu hơn về quy trình trên. 

Xem thêm: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia

1. Tổng quan về điều hòa không khí

Điều hòa không khí là quá trình điều chỉnh và duy trì ổn định các thông số vi khí hậu trong phòng theo yêu cầu, bất chấp điều kiện môi trường bên ngoài. Hệ thống này giúp không khí luôn ở trạng thái phù hợp dù có các tác động từ bên ngoài hay bên trong. So với thông gió, điều hòa hiệu quả hơn vì không khí đã được xử lý nhiệt ẩm trước khi đưa vào phòng.

Ngoài ra, điều hòa không khí được phân loại như sau:

Theo mức độ quan trọng:

• Điều hòa Cấp I: Duy trì thông số vi khí hậu trong mọi điều kiện thời tiết, kể cả khắc nghiệt nhất.
• Điều hòa Cấp II: Cho phép sai số không quá 200 giờ/năm (~8 ngày).
• Điều hòa Cấp III: Sai số cho phép lên đến 400 giờ/năm (~17 ngày), phổ biến nhất hiện nay.

Theo phương pháp xử lý nhiệt ẩm:

• Điều hòa kiểu khô: Xử lý bằng thiết bị trao đổi nhiệt bề mặt, làm giảm hoặc giữ nguyên độ ẩm.
• Điều hòa kiểu ướt: Dùng thiết bị trao đổi nhiệt hỗn hợp, có thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên độ ẩm.

Theo đặc điểm xử lý nhiệt ẩm: 

• Điều hòa cục bộ: Dành cho không gian nhỏ, sử dụng máy điều hoà đơn lẻ.
• Điều hòa phân tán: Xử lý nhiệt ẩm ở nhiều điểm khác nhau như hệ VRV, Chiller…
• Điều hòa trung tâm: Xử lý không khí tại một điểm trung tâm rồi phân phối qua ống gió.

Theo môi chất giải nhiệt: 

• Điều hòa giải nhiệt bằng gió: Áp dụng cho máy công suất nhỏ và trung bình.
• Điều hòa giải nhiệt bằng nước: Dùng cho máy công suất lớn, cần hệ thống tháp giải nhiệt và đường ống.

Theo khả năng làm lạnh – sưởi: 

• Điều hòa một chiều: Chỉ làm lạnh, không có chức năng sưởi.
• Điều hòa hai chiều: Có thể đảo chiều để làm lạnh hoặc sưởi theo mùa.

Theo kết cấu và chức năng:

• Dàn lạnh: Điều hòa treo tường, điều hòa đặt sàn, điều hòa âm trần…
• Chức năng: Điều hòa dân dụng hoặc công nghiệp.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để nhập khẩu điều hòa

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu điều hòa, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu theo quy định nhằm giúp quá trình thông quan diễn ra kịp thời. Dưới đây là danh sách các loại chứng từ bắt buộc và một số tài liệu bổ sung có thể được yêu cầu tùy theo từng trường hợp cụ thể hoặc quy định tại từng chi cục hải quan:

• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại) – Bản sao do doanh nghiệp cung cấp. Tuy nhiên, tại một số chi cục hải quan, cần nộp bản gốc trong trường hợp lô hàng được áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo các mẫu C/O cụ thể (ví dụ: Form E).
• Bill of Lading (Vận đơn) – Bản sao do doanh nghiệp xuất trình.
• Giấy giới thiệu – Yêu cầu nộp bản chính.
• Certificate of Origin (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) – Cần nộp bản gốc hoặc bản điện tử, trong trường hợp người nhập khẩu đề nghị áp dụng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt.

Tùy từng trường hợp, có thể yêu cầu thêm các chứng từ sau:

• Packing List (Phiếu đóng gói) – Bản sao do doanh nghiệp cung cấp.
• Bản Thỏa thuận Phát triển Quan hệ đối tác Hải quan – Doanh nghiệp, một số chi cục yêu cầu nộp bản chính.

Các tài liệu bổ sung khác có thể bao gồm:

• Văn bản xác nhận đã đăng ký kiểm tra chất lượng.
• Phiếu kết quả thử nghiệm về hiệu suất năng lượng tối thiểu, hoặc công văn xác nhận việc đăng ký công bố và dán nhãn hiệu suất năng lượng theo quy định.

3. Hướng dẫn thủ tục nhập khẩu điều hòa

Việc hiểu rõ từng bước trong quy trình sẽ giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời tránh được các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Dưới đây là các bước chi tiết trong thủ tục nhập khẩu điều hòa mà doanh nghiệp cần lưu ý.

3.1. Bước 1: Đăng ký kiểm tra chất lượng

Doanh nghiệp cần đăng ký kiểm tra chất lượng cho sản phẩm điều hòa không khí. Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Commercial Invoice, AWB hoặc B/L, P/O hoặc hợp đồng).
• Catalogue hoặc datasheet của sản phẩm.
• Mẫu đơn đăng ký kiểm tra chất lượng máy điều hòa.
• Thông tin về tiêu chuẩn hoặc quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho sản phẩm.

Sau khi nộp hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm theo các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) tương ứng.

3.2. Bước 2: Mở tờ khai

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ hải quan (hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, C/O, thông báo hàng đến, mã HS) trước khi khai báo hải quan trên hệ thống. Việc khai báo phải chính xác, vì sai sót về thuế, mã HS hay xuất xứ có thể bị xử phạt. Thời hạn khai báo là 30 ngày từ khi hàng cập cảng; sau khi khai báo xong, phải mở tờ khai trong vòng 15 ngày.

Sau đó, hệ thống sẽ thực hiện phân luồng: xanh (thông quan ngay), vàng (kiểm tra hồ sơ), đỏ (kiểm tra hàng hóa thực tế).

Lưu ý: Sau khi nhận được tờ khai chính thức, doanh nghiệp nên liên hệ ngay với Chi cục Hải quan để triển khai thủ tục nhập khẩu điều hòa nhiệt độ. Việc chậm trễ trong xử lý có thể làm phát sinh các rủi ro không đáng có, ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hàng hóa.

3.3. Bước 3: Thử nghiệm & Chứng nhận hợp quy

Sau khi hàng về cảng hoặc sân bay, doanh nghiệp cần lấy mẫu để thử nghiệm kiểm tra chất lượng theo quy định, kèm phiếu xác nhận của phòng thử nghiệm. Nhằm xác định sản phẩm điều hòa không khí được lưu hành hợp pháp trên thị trường Việt Nam, doanh nghiệp cần phải thực hiện thử nghiệm tương thích điện từ (EMC) theo QCVN 9:2012/BKHCN và hiệu suất năng lượng. Đồng thời hoàn tất quy trình chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy điều hòa không khí, dãn nhãn CR và dán nhãn năng lượng.

Hiện nay, Phúc Gia đã được các Bộ chỉ định hoạt động thử nghiệm theo QCVN 9:2012/BKHCN, Sửa đổi 1:2018 QCVN 9:2012/BKHCN và thử nghiệm hiệu suất năng lượng và cấp Giấy phép cho hoạt động chứng nhận hợp quy. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thử nghiệm, chứng nhận thiết bị điện – điện tử, Phúc Gia cam kết sẽ mang đến cho khách hàng dịch vụ tin cậy, chính xác, khách quan và tối ưu chi phí nhất, đồng thời hỗ trợ quý doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục hồ sơ, giấy tờ liên quan đến dán nhãn năng lượng và công bố hợp quy sản phẩm.

Nếu muốn đưa toàn bộ lô hàng về kho bảo quản tạm thời trước khi có kết quả, doanh nghiệp có thể liên hệ Phúc Gia để được tư vấn thủ tục, tránh vướng mắc khi thông quan.

Xem thêm bài viết liên quan:

• Kết quả thử nghiệm tương thích điện từ của điều hòa
• Công bố dán nhãn năng lượng điều hòa
  

3.4. Bước 4: Thông quan tờ khai

Sau khi cán bộ hải quan hoàn tất việc kiểm tra hồ sơ và không phát hiện vấn đề nào cần làm rõ, tờ khai sẽ được chấp thuận để tiến hành thông quan. Lúc này, doanh nghiệp có thể thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu theo quy định để hoàn tất quá trình thông quan hàng hóa.

Trong một số trường hợp đặc biệt, tờ khai có thể được giải phóng hàng trước để doanh nghiệp đưa hàng về kho bảo quản tạm thời. Sau khi bổ sung đầy đủ các chứng từ còn thiếu, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thủ tục thông quan chính thức.

Trường hợp tờ khai chưa được thông quan, doanh nghiệp cần khẩn trương hoàn thiện hồ sơ và thực hiện đầy đủ các bước theo yêu cầu để được thông quan. Nếu để kéo dài quá thời hạn cho phép, doanh nghiệp không chỉ bị xử phạt hành chính mà còn có thể gặp khó khăn trong việc xử lý hàng hóa và mất nhiều thời gian để khắc phục hậu quả.

3.5. Bước 5: Mang hàng về kho

Sau khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thanh lý tờ khai và hoàn tất các bước liên quan để đưa hàng về kho. Quy trình nhập khẩu máy điều hòa nhiệt độ không chỉ dừng lại ở thủ tục hải quan, mà còn phải đồng thời thực hiện quy trình kiểm tra chất lượng theo quy định. Chỉ khi kết hợp đầy đủ cả hai phần việc này, quy trình nhập khẩu mới được xem là hoàn chỉnh.

4. Văn bản pháp luật về thủ tục nhập khẩu máy điều hoà

Dưới đây là các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến thủ tục nhập khẩu điều hòa:

• Quyết định 3810/QĐ-BKHCN ngày 18/12/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ về danh mục hàng hóa phải kiểm tra chất lượng thuộc quản lý của Bộ khoa học công nghệ.
• Quyết định số 1983/QĐ-TĐC ngày 15/10/2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành hướng dẫn chứng nhận phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 9:2012/BKHCN về tương thích điện từ (EMC) đối với các thiết bị điện và điện tử gia dụng và các mục đích tương tự.
• Thông tư số 11/2012/TT-BKHCN ngày 12/4/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc ban hành QCVN 9:2012/BKHCN. Danh mục các mặt hàng thử nghiệm theo QCVN 9:2012/BKHCN.
• Thông tư số 07/2018/TT-BKHCN ngày 06/6/2018 của Bộ Khoa học và Công nghệ về Sửa đổi 1:2018 QCVN 9:2012/BKHCN – Quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về tương thích điện từ đối với thiết bị điện và điện tử gia dụng và các mục đích tương tự.
• Thông tư số 01/2022/TT-BKHCN sửa đổi Thông tư số 07/2018/TT-BKHCN và Thông tư số 08/2019/TT-BKHCN do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành ngày 16/02/2022.
• Thông tư số 28/2012/TT-BKHCN được ban hành vào ngày 12/12/2012 và 02/2017/BKHCN được ban hành vào ngày 31/3/2017, quy định về công bố hợp quy và phương thức đánh giá sự phù hợp cho điều hòa.
• Quyết Định số 04/2017/QĐ-TTG ngày 09/3/2017 của Thủ tướng Chính phủ quy định danh mục phương tiện, thiết bị phải dán nhãn năng lượng, áp dụng mức hiệu suất năng lượng tối thiểu và lộ trình thực hiện.
• Quyết định số 14/2023/QĐ-TTg ngày 24/05/2023 của Thủ tướng Chính phủ ban hành danh mục và lộ trình thiết bị sử dụng năng lượng phải loại bỏ và các tổ máy phát điện hiệu suất thấp không được xây dựng mới.
• Thông tư số 36/2016/TT-BCT ngày 28/12/2016 của Bộ Công thương quy định dán nhãn năng lượng;
• Thông tư số 30/2011/TT-BCT ngày 10 tháng 08 năm 2011 của Bộ Công Thương quy định tạm thời về giới hạn hàm lượng cho phép của một số hóa chất độc hại trong sản phẩm điện, điện tử.
• Văn bản hợp nhất Thông tư 11/2012/TT-BKHCN ban hành vào 12/4/2012 và 07/2018/TT-BKHCN ban hành vào ngày 06/6/2018, quy định quy chuẩn kỹ thuật áp dụng cho thiết bị điện và điện tử gia dụng như điều hòa.
• Quyết định số 1182/QĐ-BCT ngày 06/4/2021 quy định danh mục sản phẩm kiểm tra chuyên ngành của Bộ Công Thương cho điều hòa.

Căn cứ vào Quy chuẩn kỹ thuật Quốc Gia đối với sản phẩm điều hòa không khí có chức năng Wifi áp dụng theo:

• Thông tư số 02/2024/TT-BTTTT ngày 29/3/2024 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ TT&TT thay thế Thông Tư 04/2018/TT-BTTTT.
• Thông tư 18/2017/TT-BTTTT ngày 11/9/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về tương thích điện từ đối với thiết bị vô tuyến truyền dữ liệu băng rộng.
• Thông tư 35/2020/TT-BTTTT 06/11/2020 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về thiết bị truyền dữ liệu băng rộng hoạt động trong băng tần 2,4 GHz”.

Các quy định khác gồm có:

• Nghị định 74/2018/NĐ-CP ban hành vào 15/5/2018 và có hiệu lực từ 01/7/2018, quy định thủ tục kiểm tra chất lượng nhà nước (áp dụng chung cho thủ tục nhập khẩu điều hòa).
• Nghị định 69/2018/NĐ-CP ban hành vào 15/5/2018, có hiệu lực từ 15 tháng 5 năm 2018, và Thông tư 08/2023/TT-BCT ban hành vào 31 tháng 3 năm 2023, có hiệu lực từ 16 tháng 5 năm 2023, quy định danh mục hàng tiêu dùng đã qua sử dụng cấm nhập khẩu.

Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) gồm:

• TCVN 7830:2021 và TCVN 13256:2021 được ban hành bởi Bộ Khoa học và Công nghệ (áp dụng từ 01/01/2025), quy định tiêu chuẩn mới về hiệu suất năng lượng và chất lượng điều hòa không khí.
• Dự kiến áp dụng từ năm 2026, sẽ có quy định về hàm lượng hóa chất độc hại trong sản phẩm điều hòa không khí.

Sau đây là yêu cầu chuyên ngành khi làm thủ tục nhập khẩu điều hòa, giúp doanh nghiệp nắm rõ các quy định cần tuân thủ khi nhập khẩu hàng hóa:

5. Mã HS code và thuế khi làm thủ tục nhập khẩu điều hòa

Để quá trình thực hiện thủ tục nhập khẩu điều hòa diễn ra kịp thời, doanh nghiệp cần hiểu rõ các mức thuế liên quan, bao gồm thuế nhập khẩu ưu đãi, thuế nhập khẩu thông thường và thuế giá trị gia tăng (VAT). Việc xác định chính xác mã HS code sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định của cơ quan hải quan và tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình thông quan.

6. Khi nhập khẩu điều hòa thì cần lưu ý những gì?

Khi tiến hành thủ tục nhập khẩu điều hòa không khí, có một số yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý để việc nhập khẩu diễn ra kịp thời và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

• Kiểm tra giấy tờ và chứng nhận hợp quy: Trước khi nhập khẩu điều hòa, các doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ liên quan thủ tục, bao gồm hóa đơn thương mại, chứng từ vận chuyển và các giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm. Điều này giúp xác minh rằng sản phẩm đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và chất lượng do cơ quan chức năng quy định.
• Kiểm tra nhãn năng lượng: Điều hòa không khí là mặt hàng có yêu cầu dán nhãn năng lượng. Cần đảm bảo rằng sản phẩm nhập khẩu có nhãn năng lượng hợp lệ và được cấp phép đúng quy trình. Việc dán nhãn năng lượng giúp người tiêu dùng dễ dàng nhận biết mức tiêu thụ điện năng của sản phẩm, từ đó chọn lựa được sản phẩm tiết kiệm năng lượng.
• Kiểm tra chất lượng: Các sản phẩm điều hòa không khí cần phải được kiểm tra chất lượng theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ. Việc này bao gồm kiểm tra về hiệu suất năng lượng, độ bền và khả năng vận hành của sản phẩm để đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu.
• Các loại thuế và phí khi nhập khẩu: Doanh nghiệp cần lưu ý các loại thuế và phí khi nhập khẩu điều hòa không khí, bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế nhập khẩu ưu đãi và thuế nhập khẩu thông thường. Mức thuế cụ thể sẽ tùy thuộc vào mã HS của sản phẩm, quốc gia xuất xứ và các thỏa thuận thương mại giữa các nước.
• Các quy định về tiêu chuẩn an toàn: Điều hòa không khí phải tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) về an toàn điện và các yêu cầu về tương thích điện từ. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các yêu cầu này để sản phẩm khi nhập khẩu vào Việt Nam không vi phạm các quy định về an toàn.

Nếu quý vị cần hỗ trợ trong việc thực hiện các thủ tục nhập khẩu điều hòa, hãy liên hệ đến Phúc Gia — đơn vị uy tín với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp các dịch vụ thử nghiệm và chứng nhận hợp quy và hỗ trợ vấn đề liên quan đến hồ sơ nhập khẩu.

Phúc Gia hiện sở hữu trung tâm thử nghiệm đạt chuẩn ISO/IEC 17025:2017, với độ chính xác và độ tin cậy cao cho các kết quả thử nghiệm. Đặc biệt, Phúc Gia còn là đơn vị tư nhân đầu tiên tại Việt Nam đầu tư hệ thống buồng thử nghiệm hiệu suất năng lượng cho điều hòa không khí có công suất lên tới 60.000 Btu/h – mức công suất lớn nhất trên thị trường hiện nay – theo phương pháp thử nghiệm Enthalpy, giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu về hiệu suất và dán nhãn năng lượng.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA

Địa chỉ:
• Miền Bắc: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội
• Miền Nam: Số 180, Đường D2, P. Long Trường, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0965.996.696/0982.996.696/024.7779.6696
E-mail: cert@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Facebook: Công Ty Cổ Phần Phòng Thử Nghiệm Phúc Gia 
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00

Phúc Gia – Tổ chức thử nghiệm và chứng nhận toàn diện cho thiết bị điện – điện tử