Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu là thủ tục pháp lý bắt buộc đối với một số sản phẩm thuộc Nhóm 2 (hàng hóa có khả năng gây mất an toàn) trước khi được cơ quan Hải quan thông quan. Trình tự kiểm tra chất lượng cơ bản bao gồm: Xác định tiêu chuẩn & quy chuẩn; Đăng ký kiểm tra chất lượng; Mở tờ khai và truyền thông tin; Thử nghiệm & nộp kết quả chứng nhận hợp quy; Thông quan.
Hồ sơ kiểm tra chất lượng gồm: Hợp đồng; Packing List; Hóa đơn; Vận đơn; C/O & Catalog (nếu có)… Việc xác định đúng danh mục quản lý chuyên ngành và chuẩn bị hồ sơ chuẩn xác giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian giải tỏa hàng hóa, tránh rủi ro lưu bãi. Bài viết dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Phúc Gia để giúp doanh nghiệp thực thi thủ tục này nhanh chóng và tiết kiệm nhất.
Xem thêm: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia
1. Kiểm tra chất lượng hàng hóa là gì?
Kiểm tra chất lượng là quá trình đánh giá, đo lường và kiểm soát nhằm xác định xem sản phẩm có đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy chuẩn kỹ thuật hiện hành đã được thiết lập hay không.
Tùy thuộc vào từng giai đoạn của chuỗi cung ứng, thuật ngữ kiểm tra chất lượng được hiểu theo hai khía cạnh mang tính chất hoàn toàn khác biệt:
- Trong lĩnh vực sản xuất: Kiểm tra chất lượng (Quality Control – QC) là quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Một hệ thống QC tiêu chuẩn sẽ bao gồm các hoạt động giám sát dây chuyền, loại bỏ phế phẩm và duy trì tính ổn định của thành phẩm. Mục tiêu là tối ưu chi phí vận hành, đáp ứng kỳ vọng khách hàng và bảo vệ thương hiệu.
- Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu: Kiểm tra chất lượng hay kiểm tra nhà nước về chất lượng sản phẩm là thủ tục hành chính bắt buộc của cơ quan quản lý Nhà nước. Theo quy định hiện hành, đối với danh mục hàng hóa có khả năng gây mất an toàn (hàng hóa Nhóm 2), kiểm tra chất lượng là hoạt động đánh giá và đối soát dựa trên các Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN). Sản phẩm bắt buộc phải vượt qua bước đánh giá này để hoàn tất quy trình thông quan và được phép lưu thông hợp pháp tại thị trường Việt Nam.
Xem thêm: Khái niệm hiệu chuẩn và cách phân biệt hiệu chuẩn, hiệu chỉnh và kiểm định
2. Danh mục hàng hóa phải kiểm tra chất lượng khi nhập khẩu
Theo quy định, chỉ những hàng hóa có khả năng gây mất an toàn (gọi chung là hàng hóa Nhóm 2) mới phải kiểm tra chất lượng khi nhập khẩu. Tùy thuộc vào đặc tính kỹ thuật và mã HS, sản phẩm của doanh nghiệp sẽ chịu sự quản lý của các Bộ, ban ngành khác nhau.
Dưới đây là bảng tra cứu danh mục hàng hóa Nhóm 2 kèm văn bản pháp lý mới nhất để doanh nghiệp đối chiếu khi xuất khẩu, nhập khẩu:
| STT | Tên danh mục | Chi tiết danh mục | Một số mặt hàng tiêu biểu | Cơ quan có trách nhiệm quản lý |
| 1 | Danh mục sản phẩm, hàng hóa chuyên ngành công nghệ thông tin và truyền thông bắt buộc phải chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy | Danh mục thuộc Quyết định số 2261/QĐ-BTTTT | Thiết bị đầu cuối; Thiết bị vô tuyến điện; Thiết bị phát, thu – phát vô tuyến cự ly ngắn… | Bộ Thông tin và Truyền thông |
| 2 | Sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ | Danh mục thuộc Quyết định số 2711/QĐ-BKHCN | Thiết bị điện và điện tử (an toàn điện); Thiết bị điện và điện tử (tương thích điện từ); Đồ chơi trẻ em (về an toàn đồ chơi trẻ em)… |
Bộ Khoa học và Công nghệ |
| 3 | Danh mục sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Công an kèm mã số HS | Danh mục thuộc Quyết định số 9981/QĐ-BCA | Vũ khí khác (ví dụ, súng và súng lục sử dụng lò xo, hơi hoặc khí ga, dùi cui), trừ các loại thuộc nhóm 93.07… | Bộ Công an |
| 4 | Danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn | Danh mục thuộc Thông tư 16/2021/TT-BNNPTNT | Giống cây trồng; Giống vật nuôi; Thức ăn chăn nuôi… | Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn |
| 5 | Danh mục sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 thuộc trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội | Danh mục thuộc Thông tư 01/2021/TT-BLĐTBXH | Phương tiện bảo vệ đầu cho người lao động: Mũ an toàn công nghiệp; Phương tiện bảo vệ cơ quan hô hấp cho người lao động: Khẩu trang, mặt nạ và bán mặt nạ lọc bụi…. | Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội |
| 6 | Danh mục sản phẩm, hàng hóa phải chứng nhận trước thông quan (đối với nhập khẩu), trước khi đưa ra thị trường (đối với sản xuất, lắp ráp). Danh mục sản phẩm, hàng hóa phải chứng nhận hoặc công bố hợp quy. | Danh mục thuộc Thông tư 12/2022/TT-BGTVT | Ô tô, rơ moóc và sơ mi rơ moóc; Xe mô tô, xe gắn máy, xe đạp điện và xe đạp máy… | Bộ Giao thông vận tải |
| 7 | Danh mục các mặt hàng kiểm tra chuyên ngành về chất lượng sản phẩm hàng hóa nhóm 2 | Danh mục thuộc Quyết định 1182/QĐ-BCT | Hóa chất, vật liệu nổ công nghiệp; Máy, thiết bị đặc thù công nghiệp: Động cơ điện; Máy phát điện… | Bộ Công thương |
Lưu ý: Có nhiều sản phẩm chịu sự quản lý chéo của 2 hoặc 3 Bộ cùng lúc (Ví dụ: Một thiết bị y tế có phát sóng wifi sẽ vừa chịu quản lý của Bộ Y tế, vừa thuộc Bộ TT&TT). Để biết chính xác lô hàng của mình thuộc diện nào và cần những giấy phép gì, doanh nghiệp hãy gửi ngay Mã HS và Catalog cho Phúc Gia để được kiểm tra miễn phí trước khi hàng về cảng.
3. Hồ sơ thủ tục kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu
Để thực hiện kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm: Bản đăng ký kiểm tra chất lượng, bản sao chứng nhận chất lượng (có chứng thực), tài liệu kỹ thuật liên quan kèm bộ hồ sơ nhập khẩu (Hợp đồng; Packing List; Hóa đơn, Vận đơn, C/O…)
Cụ thể, bộ hồ sơ kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu gồm:
1. Bản đăng ký kiểm tra chất lượng: Doanh nghiệp điền đầy đủ thông tin theo Mẫu quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP.
2. Bản sao chứng nhận chất lượng (có chứng thực): Là giấy chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy được các cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cấp theo quy chuẩn, tiêu chuẩn hiện hành của từng sản phẩm.
3. Bộ hồ sơ nhập khẩu gồm:
- Hợp đồng thương mại (Sale Contract): Là văn bản thỏa thuận pháp lý giữa người mua và người bán, quy định rõ các thông số hàng hóa, giá cả và điều kiện giao nhận (Incoterms).
- Bản liệt kê hàng hóa (Packing List): Chứng từ này liệt kê chi tiết quy cách đóng gói, số lượng kiện, trọng lượng tịnh và thể tích.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ tài chính do nhà xuất khẩu phát hành, ghi rõ đơn giá và tổng trị giá của lô hàng.
- Vận đơn (Bill of Lading – B/L): Vận đơn đóng vai trò là biên lai giao nhận của đơn vị vận chuyển, minh chứng cho hành trình của lô hàng từ cảng xuất phát đến cảng đích.
- Các chứng thư chất lượng, xuất xứ (CQ, C/O): Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan, trong khi Chứng nhận chất lượng (CQ) minh chứng sản phẩm đã qua khâu kiểm soát (QC) tại nhà máy nước ngoài. Chứng từ này không bắt buộc, tùy thuộc vào từng mã HS để hưởng mức thuế ưu đãi đặc biệt.
- Bản giới thiệu sản phẩm, tài liệu kỹ thuật theo yêu cầu tiêu chuẩn kiểm tra: Đây là tài liệu do nhà sản xuất cung cấp, mô tả chi tiết thông số kỹ thuật, cấu tạo, nguyên lý hoạt động và hình ảnh thực tế của hàng hóa.
5. Quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu
Quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu gồm 6 bước cơ bản: Xác định tiêu chuẩn, quy chuẩn; Đăng ký kiểm tra chất lượng; Mở tờ khai và truyền thông tin; Thử nghiệm; Chứng nhận hợp quy, Nộp kết quả và thông quan.
Cụ thể việc kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xác định quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng
Trước khi tiến hành bất cứ thủ tục nào, doanh nghiệp phải căn cứ vào Mã HS Code và Catalog sản phẩm để xác định chính xác mặt hàng của mình thuộc sự quản lý của Bộ nào và áp dụng Quy chuẩn (QCVN) và TCVN nào.
Lưu ý: Việc xác định sai QCVN, TCVN sẽ dẫn đến việc thử nghiệm sai chỉ tiêu, gây lãng phí thời gian và chi phí làm lại hồ sơ. Để đảm bảo tính chính xác ngay từ bước đầu, doanh nghiệp nên tham vấn các tổ chức thử nghiệm, chứng nhận chuyên trách (như Phúc Gia) trước khi tiến hành thủ tục.
Bước 2: Đăng ký kiểm tra với cơ quan quản lý nhà nước
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cấp, truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia (VNSW) hoặc hệ thống trực tuyến của Bộ chủ quản để tạo lập hồ sơ.
Sau khi upload đầy đủ bộ chứng từ (Hợp đồng, Invoice, Packing List, Catalog…), hệ thống sẽ trả về Số tiếp nhận đăng ký kiểm tra chất lượng. Đây là mã số bắt buộc phải có để chuyển sang bước mở tờ khai.
Bước 3: Mở tờ khai và truyền thông tin hải quan
Truyền tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm VNACCS/VCIS, đồng thời điền Số tiếp nhận (đã lấy ở Bước 2) vào phần ghi chú.
Tại bước này, để tránh phí lưu bãi, doanh nghiệp làm công văn xin cơ quan Hải quan cho phép đưa hàng về kho của doanh nghiệp để bảo quản trong thời gian chờ kết quả kiểm tra chất lượng (Tuyệt đối chưa được phép bóc tem, sử dụng hay bán ra thị trường).
Bước 4: Thử nghiệm tại đơn vị được chỉ định
Khi hàng hóa đã về kho (hoặc ngay tại cảng), doanh nghiệp liên hệ với tổ chức thử nghiệm được Nhà nước chỉ định (như Phúc Gia Lab) để tiến hành lấy mẫu thực tế.
Các mẫu này sẽ được đưa về phòng Lab để đo kiểm các chỉ tiêu an toàn theo đúng QCVN, TCVN đã xác định ở Bước 1.
Bước 5: Cấp Giấy chứng nhận hợp quy
Sau khi có kết quả thử nghiệm, doanh nghiệp sẽ gửi đến tổ chức chứng nhận hợp quy để đánh giá. Nếu đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp giấy chứng nhận hợp quy.
Bước 6: Nộp kết quả trên hệ thống và hoàn tất thông quan
Sau khi có giấy chứng nhận hợp quy, doanh nghiệp nộp giấy chứng nhận cho cơ quan quản lý thông qua Cổng thông tin một cửa để hoàn tất thủ tục kiểm tra và tiến hành thông quan.
Trong trường hợp cần tư vấn chuyên môn về thử nghiệm và chứng nhận hợp quy sản phẩm theo các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật hiện hành, quý doanh nghiệp có thể liên hệ các tổ chức chuyên trách như Phúc Gia Lab để được hỗ trợ chính xác.
6. Có phải tất cả hàng hóa thuộc nhóm 2 đều phải kiểm tra chất lượng?
Theo khoản 4 Điều 3 Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 05/2007/QH12 quy định:
“Sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn (sau đây gọi là sản phẩm, hàng hóa nhóm 2) là sản phẩm, hàng hóa trong điều kiện vận chuyển, lưu giữ, bảo quản, sử dụng hợp lý và đúng mục đích, vẫn tiềm ẩn khả năng gây hại cho người, động vật, thực vật, tài sản, môi trường.”
Theo khoản 4 Điều 34 Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hóa 05/2007/QH12 quy định:
“Hàng hóa nhập khẩu thuộc nhóm 2 phải được kiểm tra chất lượng khi nhập khẩu theo nội dung quy định tại khoản 2 Điều 27, trình tự, thủ tục quy định tại Điều 35 của Luật này.”
Trong đó,
Theo khoản 2 Điều 27 Luật 05/2007/QH12 quy định:
“Kiểm tra chất lượng hàng hóa trong nhập khẩu, lưu thông trên thị trường bao gồm các nội dung sau đây:
a) Kiểm tra kết quả đánh giá sự phù hợp, nhãn hàng hóa, dấu hợp chuẩn, dấu hợp quy và các tài liệu kèm theo sản phẩm, hàng hóa cần kiểm tra;
b) Thử nghiệm mẫu theo tiêu chuẩn đã công bố áp dụng, quy chuẩn kỹ thuật tương ứng khi cần thiết.”
Quá trình kiểm tra sẽ được thực hiện dựa trên các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) và tuân theo quy định của Nhà nước.
Tuy nhiên không phải hàng hóa thuộc nhóm 2 nào cũng cần kiểm tra chất lượng, căn cứ khoản 7 Điều 7 Nghị định 132/2008/NĐ-CP (được bổ sung tại khoản 3 Điều 1 Nghị định 74/2018/NĐ-CP, sửa đổi tại khoản 1 và 2 Điều 1 Nghị định 13/2022/NĐ-CP, khoản 2 Điều 41 Nghị định 85/2019/NĐ-CP, và khoản 2 Điều 4 Nghị định 154/2018/NĐ-CP), một số sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 được miễn kiểm tra chất lượng khi nhập khẩu, cụ thể như sau:
a) Hành lý của người nhập cảnh, tài sản di chuyển của tổ chức, cá nhân trong định mức miễn thuế (không bao gồm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng, xe đạp điện);
b) Hàng hóa của các tổ chức, cá nhân ngoại giao, tổ chức quốc tế trong định mức miễn thuế (không bao gồm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng, xe đạp điện);
c) Mẫu hàng để quảng cáo không có giá trị sử dụng; hàng mẫu để nghiên cứu khoa học, nghiên cứu phục vụ sản xuất; mẫu hàng để thử nghiệm phục vụ giám định, chứng nhận phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, thử nghiệm liên phòng;
d) Hàng hóa tạm nhập khẩu để trưng bày, giới thiệu tại hội chợ triển lãm thương mại (không bao gồm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng, xe đạp điện);
đ) Quà biếu, tặng trong định mức thuế (không bao gồm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng, xe đạp điện);
e) Hàng hóa trao đổi của cư dân biên giới trong định mức thuế;
g) Hàng hóa, vật tư, thiết bị, máy móc tạm nhập – tái xuất không tiêu thụ và sử dụng tại Việt Nam (không bao gồm xe cơ giới, xe máy chuyên dùng, xe đạp điện);
h) Hàng hóa quá cảnh, chuyển khẩu, trung chuyển;
i) Hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan (không áp dụng đối với hàng hóa từ kho ngoại quan đưa vào nội địa tiêu thụ);
k) Nguyên liệu, vật tư, hàng mẫu để gia công cho thương nhân nước ngoài, để sản xuất hàng xuất khẩu;
Nguyên liệu để sản xuất hàng hóa tiêu thụ nội địa, lưu thông trên thị trường trong trường hợp hàng hóa đã được quản lý chất lượng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia tương ứng (trừ nguyên liệu nhập khẩu để sử dụng sản xuất phân bón, thuốc bảo vệ thực vật, thức ăn chăn nuôi, thức ăn thủy sản, sản phẩm xử lý chất thải chăn nuôi, sản phẩm xử lý môi trường nuôi trồng thủy sản và phụ tùng, linh kiện, tổng thành, hệ thống của phương tiện giao thông thuộc sản phẩm, hàng hóa nhóm 2).
l) Hàng hóa kinh doanh bán miễn thuế cho khách xuất cảnh (quản lý theo chế độ tạm nhập – tái xuất);
m) Hàng hóa tái nhập khẩu để sửa chữa, tái chế theo yêu cầu của đối tác nước ngoài;
n) Hàng hóa nhập khẩu phục vụ yêu cầu khẩn cấp theo chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;
o) Hàng hóa nhập khẩu chuyên dụng phục vụ mục đích quốc phòng, an ninh;
p) Các loại hàng hóa khác không nhằm mục đích kinh doanh (loại hình phi mậu dịch) theo quyết định của Bộ trưởng bộ quản lý ngành, lĩnh vực.
Xem thêm:
- Kiểm Tra Chuyên Ngành Là Gì? Danh Mục, Thủ Tục Mới Nhất 2025
- Thủ tục kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa
7. Tổ chức thử nghiệm, chứng nhận hàng nhập khẩu uy tín
Để quá trình kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị thử nghiệm – chứng nhận đủ năng lực và uy tín.
Phúc Gia là một trong những đơn vị tư nhân tiên phong trong lĩnh vực thử nghiệm và chứng nhận chất lượng các sản phẩm điện – điện tử, thiết bị viễn thông và công nghệ thông tin tại Việt Nam. Thành lập từ năm 2016, Phúc Gia đã đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở vật chất hiện đại với diện tích gần 5.000m² và trang thiết bị đạt chuẩn ISO/IEC 17025.
Phúc Gia hiện có gần 100 nhân sự gồm thạc sĩ, kỹ sư và chuyên gia kỹ thuật được đào tạo chuyên sâu, đáp ứng các yêu cầu khắt khe trong hoạt động đánh giá sự phù hợp. Công ty được chỉ định bởi Bộ Công Thương, Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện thử nghiệm – chứng nhận cho nhiều nhóm sản phẩm trọng điểm, đồng thời được công nhận năng lực bởi các tổ chức uy tín: BoA, AOSC và VACI.
Đặc biệt, Phúc Gia đơn vị đạt chuẩn ISO/IEC 17025 do BoA, AOSC và VACI công nhận, được nhiều thương hiệu lớn trong và ngoài nước tin tưởng lựa chọn, tiêu biểu như Apple, Samsung, Sony, Panasonic, Xiaomi, Ariston…
Khi lựa chọn đồng hành cùng Phúc Gia trong quá trình kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ toàn diện từ khâu thử nghiệm, chứng nhận đến tư vấn hồ sơ, giúp quá trình đăng ký kiểm tra chất lượng diễn ra thuận lợi, đúng quy định và tiết kiệm thời gian.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo sản phẩm đạt chuẩn, giảm thiểu rủi ro và xây dựng uy tín trên thị trường. Hy vọng những thông tin mà Phúc Gia cung cấp đã giúp quý doanh nghiệp nắm rõ quy trình kiểm tra chất lượng, hạn chế sai sót trong quá trình nhập khẩu. Phúc Gia là trung tâm thử nghiệm, chứng nhận hàng nhập khẩu uy tín hàng đầu hiện nay, liên hệ ngay để được tư vấn và hỗ trợ!
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA
Địa chỉ:
• Miền Bắc: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội
• Miền Nam: Số 180, Đường D2, P. Long Trường, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0965.996.696/0982.996.696/024.7779.6696
E-mail: cert@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Facebook: Công Ty Cổ Phần Phòng Thử Nghiệm Phúc Gia
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00
Phúc Gia – Tổ chức thử nghiệm và chứng nhận toàn diện cho thiết bị điện – điện tử
