Mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu là văn bản quan trọng cho phép doanh nghiệp hoặc cá nhân ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện các thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa, nhờ đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính hợp pháp trong các giao dịch thương mại quốc tế. Trong bài viết này, Phúc Gia sẽ chia sẻ cho quý vị và quý doanh nghiệp mẫu giấy ủy quyền mới nhất cùng hướng dẫn chi tiết dễ dàng áp dụng trong thực tế.
Xem thêm: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia
1. Mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu là gì?
1.1. Khái niệm
Giấy ủy quyền xuất nhập khẩu là văn bản pháp lý ghi nhận việc chủ hàng (cá nhân hoặc tổ chức) chỉ định một bên thứ ba (thường là các công ty Forwarder, đại lý Hải quan hoặc cá nhân có đủ năng lực) thay mặt mình thực hiện các thủ tục hành chính, ký kết giấy tờ và thông quan hàng hóa với cơ quan Hải quan cùng các bên liên quan.
Ủy quyền là sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền.
-
Bên ủy quyền: Là chủ sở hữu thực tế của lô hàng (Exporter/Importer), người có quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý đối với hàng hóa.
-
Bên được ủy quyền: Là đơn vị thực hiện dịch vụ, được trao quyền hạn nhất định để nhân danh chủ hàng giải quyết các công việc cụ thể liên quan đến quy trình xuất nhập khẩu.
Việc ủy thác xuất nhập khẩu này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, đặc biệt khi họ không có bộ phận chuyên trách về khai báo Hải quan hoặc muốn đẩy nhanh tốc độ thông quan thông qua các đại lý chuyên nghiệp.
1.2. Đặc điểm của mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu
Để giấy ủy quyền xuất nhập khẩu có giá trị pháp lý và được cơ quan Hải quan chấp nhận, văn bản này thường mang các đặc điểm sau:
-
Phạm vi ủy quyền giới hạn: Giấy ủy quyền không trao toàn bộ quyền sở hữu hàng hóa mà chỉ giới hạn trong các công việc cụ thể như: ký tờ khai điện tử, xuất trình hồ sơ, kiểm hóa, đóng thuế hoặc nhận lệnh giao hàng (D/O).
-
Tính thời hạn: Văn bản phải ghi rõ thời gian hiệu lực (theo từng lô hàng cụ thể hoặc theo một khoảng thời gian nhất định). Nếu không ghi rõ, thời hạn ủy quyền thường được hiểu theo quy định của Bộ luật Dân sự (thường là 01 năm).
-
Hình thức bắt buộc: Phải được lập thành văn bản, có chữ ký và đóng dấu hợp lệ của người đại diện pháp luật bên ủy quyền. Trong một số trường hợp đặc thù (như ủy quyền cho cá nhân), văn bản cần được công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo tính khách quan.
-
Trách nhiệm liên đới: Dù có ủy quyền, chủ hàng (bên ủy quyền) vẫn là đơn vị chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật về tính chính xác của nội dung khai báo và các nghĩa vụ thuế liên quan đến lô hàng.
Xem thêm: Thông tin chi tiết về bộ chứng từ xuất nhập khẩu
2. Mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu bằng tiếng Anh
Khi giao dịch với đối tác nước ngoài, mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu bằng tiếng Anh là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục nhập khẩu, chứng từ hải quan, ký hợp đồng vận chuyển và xử lý giao nhận hàng hóa một cách thuận lợi. Việc sử dụng giấy ủy quyền bằng tiếng Anh giúp đảm bảo tính minh bạch, giảm rủi ro hiểu lầm và tăng hiệu quả hợp tác quốc tế.
Ocialist Republic Of Vietnam
Independence – Freedom – Happiness
LETTER OF AUTHORIZATION
Mandator (“hereinafter referred to as “We”)
Name : ……………………………
Date of birth : ……………………
ID No : ……………………………
Current residence address : ……
Be legal representative of : ……
Business Registration Certificate No : …
I hereby authorize the Attorney : ……
Name : ……………………………………
Date of birth : ………………………………
ID No : ………………………………………
Place of issue : ………………………………
Date of issue : ………………………………
Current residence address : ………………
We,………………………………… , are real consignee of the shipment from China transit via Hai Phong, Viet Nam to Phnompenh, Cambodia with details as follows: Port of loading :
- Port of discharge :
- Vessle name& voyaye :
- Consignee :
- Notify party :
- M.BL No :
- Container No :
- Volume :
We, hereby authorize……………………………. On behalf to Delivery Order from your esteemed company to arrange transit procedure for the shipment.
Please kindly accept our suggestion so as to release the mentioned shipment to
……………………As the above mention we would to responsible for all problems occur regarding the said shipment. Our company……………………….is fully responsible if any problems occur with this shipment
Thanks in advance for your acceptance.
Hai Duong, ____20…..
Principal Attorney
Tải mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu bằng tiếng Anh tại đây
Xem thêm:
- RO trong xuất nhập khẩu là gì? Vai trò RO trong xuất nhập khẩu
- Giải đáp: Hàng mẫu có chịu thuế xuất nhập khẩu không?
3. Mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu bản song ngữ
Trong các giao dịch quốc tế, mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu bản song ngữ giúp đảm bảo cả hai bên – doanh nghiệp Việt Nam và đối tác nước ngoài – hiểu rõ quyền và trách nhiệm của mình. Văn bản này được viết bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, giúp tránh sai sót trong quá trình thực hiện ủy quyền.
GIẤY ỦY QUYỀN / LETTER OF AUTHORIZATION
V/v giao, nhận chứng từ / Delivering and receiving payment document
Hai Duong, dated ……
– Căn cứ Bộ Luật Dân Sự nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành năm 2005.
Pursuant to the Civil Code of the Socialist Republic of Vietnam issued on 2005
– Căn cứ vào các văn bản pháp luật hiện hành.
Pursuant to current Laws.
I/ Bên ủy quyền (Bên A)/ Mandator (hereinafter referred to as “Party A”)
Họ và tên khách hàng / Full Name of Customer : …
Số CMND/Hộ chiếu/ ID No./Passport Number : …
Ngày cấp/ Dated: … Nơi cấp/ Issued at: …
Địa chỉ/ Address : …………………………………
Điện thoại/ Telephone Number: ………..…………
Email : ………………………………………………
II/ Bên được ủy quyền (Bên B)/ Authorized Party (hereinafter referred to as “Party B”):
CÔNG TY/ Company …………………………………
Người đại diện / Representative: ……………………
Chức vụ / Position: ……………………………………
Địa chỉ/ Address:………………………………………
Điện thoại/ Phone Number:……………………………
Số Fax/ Fax Number:…………………………………
III/ Nội dung ủy quyền/ Content of Authorization:
– Bên A ủy quyền cho Bên B thực hiện việc hoàn tất các thủ tục hải quan để vận chuyển hàng hóa của bên A sang nước C. / Party A authorizes Party B to complete the customs procedures for exporting Party A’s goods to Country C.
– Bên B được ủy quyền lại cho các nhân viên của bên B để thực hiện nội dung ủy quyền nêu trên. / Party B’s staffs are allowed to conduct above authorization contents.
– Bên B có trách nhiệm cho mọi vấn đề phát sinh liên quan đến lô hàng nói trên. / Party B is responsible for any issues arising related to the aforementioned shipment..
IV/ Thời hạn ủy quyền/ Period of Authorization:
– Giấy ủy quyền này không hủy ngang và có hiệu lực từ ngày ký đến ngày đăng ký lại. / This Authorization is irrevocable and effective as from the signing date to the date of re-registration.
– Giấy ủy quyền này được lập thành 02 (hai) bản. Mỗi bên giữ một bản có hiệu lực như nhau. Trong trường hợp có sự hiểu không đồng nhất giữa ngôn ngữ tiếng Việt và tiếng Anh thì tiếng Việt được ưu tiên. / This Authorization shall be made into two (02) copies. Each party keeps one (01) copy of equal validity. In case of having any conflict between Vietnamese and English language, Vietnamese shall be prevailed.
Bên ủy quyền Bên được ủy quyền
The Mandator For and on Behalf of the Authorized Party
Xác nhận của Phòng GDKHCN/Cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Confirmation of Individual Service Division or the relevant departments
Tải mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu song ngữ thông dụng tại đây
4. Một số lưu ý khi soạn giấy ủy quyền xuất nhập khẩu
Giấy ủy quyền xuất nhập khẩu là văn bản pháp lý quan trọng, yêu cầu độ chính xác và chuyên nghiệp cao. Để đảm bảo tính hợp lệ và tránh sai sót, quý vị cần lưu ý:
- Thỏa thuận rõ ràng về nội dung ủy quyền trước khi lập văn bản.
- Trình bày đầy đủ, chi tiết mọi điều khoản trong giấy ủy quyền.
- Xác định cụ thể thời gian ủy quyền, ví dụ: 5 tháng (01/01/2024 – 01/6/2024).
- Nhờ bên thứ ba ký xác nhận, nếu không có cơ quan thẩm quyền làm chứng.
- Lập tối thiểu hai bản, có chữ ký hai bên, chứng nhận hợp lệ, mỗi bên giữ một bản.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu thông dụng 2025 giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu dễ dàng và hợp pháp. Nếu doanh nghiệp cần tư vấn hoặc hỗ trợ về thủ tục xuất nhập khẩu, hoạt động kiểm định và chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy hàng hóa, Phúc Gia là đơn vị hàng đầu được 3 Bộ đánh giá năng lực và chỉ định (Bộ Công Thương, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Khoa học và Công nghệ). Với đội ngũ chuyên gia hơn 10 năm kinh nghiệm, Phúc Gia giúp doanh nghiệp thực hiện hồ sơ nhanh chóng, đúng quy định và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA
Địa chỉ:
• Miền Bắc: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội
• Miền Nam: Số 180, Đường D2, P. Long Trường, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0965.996.696/0982.996.696/024.7779.6696
E-mail: cert@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Facebook: Công Ty Cổ Phần Phòng Thử Nghiệm Phúc Gia
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00
Phúc Gia – Tổ chức thử nghiệm và chứng nhận toàn diện cho thiết bị điện – điện tử
