Hóa Đơn Nhập Khẩu Hợp Lệ Là Như Thế Nào?

Việc sở hữu một hóa đơn nhập khẩu hợp lệ là bước quan trọng giúp hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa. Hóa đơn này không chỉ là căn cứ để làm thủ tục hải quan mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Phúc Gia sẽ giúp quý doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tiêu chí để xác định một hóa đơn nhập khẩu hợp lệ.

Xem thêm: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia

1. Hóa đơn nhập khẩu từ nước ngoài như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn nhập khẩu hợp lệ là chứng từ quan trọng trong thủ tục nhập khẩu, xác nhận việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ nước ngoài, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò của hóa đơn này rất lớn trong việc:

• Hạch toán chi phí, giảm trừ và quyết toán thuế với cơ quan thuế.
• Tính toán chi phí kinh doanh để định giá, xây dựng chiến lược bán hàng và marketing hiệu quả.

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC, hóa đơn nhập khẩu được coi là hợp lệ khi đáp ứng các tiêu chí:

• Phản ánh đúng nghiệp vụ và nội dung kinh tế phát sinh.
• Không bị sửa đổi, xoá bỏ thông tin, đảm bảo tính trung thực.
• Dùng mực cùng loại, không phai để lưu trữ chứng từ xuất nhập khẩu chuẩn xác.
• Bản sao hóa đơn phải trùng khớp với bản gốc, không sai lệch.

Chỉ khi đáp ứng đầy đủ những yêu cầu trên, hóa đơn nhập khẩu mới được chấp nhận hợp lệ, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế và pháp lý.

1.1. Hóa đơn nhập khẩu hợp lệ từ nước ngoài có cần dịch ra tiếng Việt không?

Theo Khoản 1 Điều 11 Luật Kế toán 88/2015/QH13 do Quốc hội ban hành, có hiệu lực từ 01/01/2017, chữ viết sử dụng trong kế toán tại Việt Nam phải là tiếng Việt. Nếu sử dụng ngôn ngữ nước ngoài trên chứng từ kế toán, phải kèm theo bản tiếng Việt.

Nghị định 174/2016/NĐ-CP (Khoản 5 Điều 5) do Chính phủ ban hành, có hiệu lực từ 01/01/2017, quy định các chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài khi ghi sổ và lập báo cáo tài chính tại Việt Nam phải được dịch nội dung chính sang tiếng Việt, đồng thời đơn vị kế toán chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch và phải đính kèm bản gốc.

Bên cạnh đó, Thông tư 80/2021/TT-BTC (Điều 85) được Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực thi hành kể từ 01/01/2022, cũng yêu cầu hồ sơ thuế bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt, có chữ ký và đóng dấu của người nộp thuế, chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch. Nếu tài liệu dài trên 20 trang, người nộp thuế có thể đề nghị chỉ dịch phần liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Như vậy, để đảm bảo hóa đơn nhập khẩu hợp lệ, các chứng từ, hóa đơn tiếng nước ngoài bắt buộc phải có bản dịch sang tiếng Việt theo quy định pháp luật.

1.2. Hóa đơn nhập khẩu hợp lệ có cần dấu và chữ ký không?

Tương tự như nhiều loại hóa đơn thông thường, hóa đơn nhập khẩu hợp lệ (thường là hóa đơn thương mại quốc tế) thường bao gồm các nội dung:

• Loại hóa đơn, số và ngày lập hóa đơn; chữ ký người bán/người mua (nếu có)
• Thông tin người bán: tên, địa chỉ, điện thoại, website, email, MST
• Thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT (nếu có), tổng giá trị thanh toán
• Thông tin người mua: tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản, hình thức thanh toán

Theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra giám sát hải quan, thuế xuất khẩu – nhập khẩu, quản lý thuế đối với hàng hóa xuất – nhập khẩu (được ban hành bởi Bộ Tài chính, có hiệu lực từ 01/4/2015) và được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC (có hiệu lực từ 05/06/2018):

• Trong trường hợp hóa đơn được gửi qua email, fax, điện tử hoặc là bản chụp, người khai hải quan/nộp thuế phải ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, trung thực của chứng từ.
• Nếu bản chụp có nhiều trang, cần ký tên, đóng dấu trang đầu và đóng dấu giáp lai toàn bộ văn bản.

Như vậy, hóa đơn nhập khẩu hợp lệ không bắt buộc phải có sẵn dấu và chữ ký từ phía người bán nước ngoài – chỉ cần doanh nghiệp xác nhận và chịu trách nhiệm là có thể sử dụng để làm thủ tục hải quan.

2. Điều kiện để hóa đơn nhập khẩu nước ngoài được chấp nhận chi phí hợp lý

Theo thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định tại Khoản 10, Điều 1 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2015), hướng dẫn thuế giá trị gia tăng và quản lý thuế theo Nghị định 12/2015/NĐ-CP, hóa đơn nhập khẩu hợp lệ để được khấu trừ thuế GTGT phải đáp ứng:

• Cần có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt cho các giao dịch hàng hóa và dịch vụ mua vào, bao gồm nhập khẩu, có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Hóa đơn nhập khẩu dưới 20 triệu đồng hoặc đã bao gồm thuế GTGT không được khấu trừ.
• Đối với quà biếu hoặc quà tặng từ nước ngoài, cần có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt theo quy định.

Ngoài ra, thông tư 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính (có hiệu lực từ ngày 06/8/2015), hướng dẫn thuế thu nhập doanh nghiệp theo Nghị định 12/2015/NĐ-CP, cũng nêu rõ các khoản chi khi tính thu nhập chịu thuế phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Khoản chi phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng (bao gồm thuế GTGT), cần có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt.

Do đó, để hóa đơn nhập khẩu nước ngoài được chấp nhận là chi phí hợp lý, cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Có hợp đồng hoặc hóa đơn phản ánh đúng chi phí.
• Tờ khai hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng phải phù hợp với hợp đồng hoặc hóa đơn.
• Kê khai và khấu trừ thuế nhà thầu nước ngoài đầy đủ.
• Chi phí phải phản ánh chính xác hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Thời hạn nộp hóa đơn thương mại nước ngoài khi nhập khẩu hàng hóa là bao lâu?

Theo Thông tư liên tịch số 64/2015/TTLT-BTC-BCT-BCA-BQP do Bộ Công Thương, Bộ Quốc Phòng, Bộ Tài Chính và Bộ Công An ban hành, có hiệu lực từ ngày 01/7/2015, đơn vị sản xuất, kinh doanh phải cung cấp đầy đủ hóa đơn và chứng từ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa nhập khẩu ngay tại thời điểm kiểm tra khi hàng đang trên đường vận chuyển hoặc lưu thông tại kho, bến, bãi, điểm tập kết hoặc nơi bày bán.

Nếu không xuất trình được hoặc chứng từ không hợp lệ, hàng hóa sẽ bị tạm giữ để kiểm tra và cơ sở kinh doanh sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật.

Trên đây là những thông tin cơ bản giúp các doanh nghiệp hiểu rõ thế nào là hóa đơn nhập khẩu hợp lệ và tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định này trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Hy vọng rằng bài viết trên của Phúc Gia sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo thủ tục minh bạch, tránh rủi ro pháp lý và vận hành kinh doanh hiệu quả hơn.

CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Mẫu giấy ủy quyền xuất nhập khẩu mới nhất 2025
• Tờ khai hải quan là gì? Bộ tờ khai hải quan gồm những gì?
• RO trong xuất nhập khẩu là gì? Vai trò RO trong xuất nhập khẩu

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA

Địa chỉ:
• Miền Bắc: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội
• Miền Nam: Số 180, Đường D2, P. Long Trường, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0965.996.696/0982.996.696/024.7779.6696
E-mail: cert@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Facebook: Công Ty Cổ Phần Phòng Thử Nghiệm Phúc Gia 
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00

Phúc Gia – Tổ chức thử nghiệm và chứng nhận toàn diện cho thiết bị điện – điện tử