Tự công bố là quy trình pháp lý trong đó tổ chức hoặc cá nhân tự nguyện đăng ký công khai và tự chịu trách nhiệm cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm của mình đến cả người tiêu dùng và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. Quá trình này chủ yếu được áp dụng trong lĩnh vực thực phẩm và sản phẩm tiêu dùng. Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và các lưu ý pháp lý mới nhất để doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý.
Xem thêm: Hồ sơ năng lực Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia
1. Tự công bố sản phẩm là gì?
Tự công bố sản phẩm là một quy trình pháp lý trong đó tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm công khai cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm của mình đến cả người tiêu dùng và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan. Quá trình này chủ yếu được áp dụng trong lĩnh vực thực phẩm và sản phẩm tiêu dùng.
Việc tự công bố yêu cầu tổ chức hoặc cá nhân đó tự tiến hành các hoạt động kiểm tra, đánh giá nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng và tuân thủ các quy định về an toàn, chất lượng cùng các quy chuẩn kỹ thuật hiện hành. Đồng thời, họ phải chuẩn bị đầy đủ và lưu giữ tài liệu hồ sơ liên quan, bao gồm bản tự công bố chính thức và các chứng từ, tài liệu hỗ trợ khác.
Hiện nay, công bố sản phẩm được phân thành hai loại chính:
- Công bố hợp quy sản phẩm: Áp dụng cho các sản phẩm thuộc Danh mục sản phẩm công bố hợp quy. Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm theo quy định và được cơ quan nhà nước cấp Giấy chứng nhận công bố hợp quy sản phẩm.
- Tự công bố sản phẩm: Áp dụng cho các sản phẩm không thuộc Danh mục sản phẩm công bố hợp quy. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và công khai thông tin sản phẩm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Sự khác biệt lớn nhất nằm ở tính chất bắt buộc và việc có hay không có sự tham gia của tổ chức chứng nhận bên thứ ba. Công bố hợp quy yêu cầu sự xác nhận từ cơ quan có thẩm quyền, trong khi tự công bố hoàn toàn do doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm.
Xem thêm:
- Chứng Nhận Hợp Quy Là Gì? Tổng Hợp Mọi Thông Tin Cần Biết
- Công Bố Hợp Quy Là Gì? Quy Trình, Thủ Tục, Yêu Cầu Hồ Sơ Và Quy Định Về Công Bố Hợp Quy Đầy Đủ Nhất
2. Cơ sở pháp lý và quy định áp dụng
Để thực hiện thủ tục công bố sản phẩm đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm vững các văn bản pháp lý hiện hành và xác định chính xác trường hợp sản phẩm của mình có bắt buộc phải tự công bố hay không.
2.1. Các văn bản pháp lý hiện hành
Các văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động tự công bố sản phẩm bao gồm:
- Thông tư 02/2024/TT-BTTTT – Ban hành danh mục sản phẩm, hàng hóa thuộc diện bắt buộc chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy.
- Quyết định 2711/QĐ-BKHCN công bố danh mục sản phẩm, hàng hóa nhóm 2 thuộc diện kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy theo quy định quản lý chuyên ngành.
- Nghị định số 115/2018/NĐ-CP được ban hành bởi Chính phủ, quy định xử phạt vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm, có hiệu lực từ ngày 20/10/2018.
- Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02/02/2018 được ban hành bởi Chính phủ, sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh và thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ.
Lưu ý: Doanh nghiệp cần kiểm tra hiệu lực các văn bản pháp luật để đảm bảo áp dụng đúng quy định mới nhất.
2.2. Những trường hợp bắt buộc tự công bố theo nhà nước
Để xác định nghĩa vụ tự công bố sản phẩm, doanh nghiệp cần căn cứ vào lĩnh vực và nhóm sản phẩm cụ thể, vì mỗi loại hàng hóa được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật khác nhau. Trong lĩnh vực thực phẩm, theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02/02/2018, các nhóm sản phẩm bắt buộc phải thực hiện tự công bố gồm:
- Thực phẩm đã qua chế biến và có bao gói đóng sẵn
- Bao gồm các loại thực phẩm được sản xuất, chế biến và đóng gói hoàn chỉnh trước khi lưu thông trên thị trường.
- Quy định này áp dụng cho cả sản phẩm sản xuất trong nước và hàng nhập khẩu.
- Phụ gia thực phẩm và các chất hỗ trợ chế biến
- Gồm các chất được sử dụng trong quá trình sản xuất nhằm cải thiện màu sắc, hương vị, độ ổn định hoặc kéo dài thời gian bảo quản của thực phẩm.
- Bao gồm cả các chất hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình chế biến thực phẩm.
- Dụng cụ, bao bì hoặc các vật liệu tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm
- Gồm các loại bao bì, vật liệu đóng gói hoặc dụng cụ có tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm trong quá trình sản xuất, bảo quản và tiêu dùng.
Xem thêm:
- Chứng Nhận Hợp Chuẩn Là Gì? Lợi Ích Và Quy Trình
- Cập Nhật Thông Tin Về Công Bố Hợp Chuẩn Mới Nhất
- Cách Phân Biệt Dấu Hợp Chuẩn Hợp Quy Chuẩn Xác
2.3. Các trường hợp được miễn tự công bố sản phẩm hiện nay
Căn cứ Khoản 2, Điều 4 và Điều 6 Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02/02/2018, những nhóm sản phẩm sau không phải thực hiện thủ tục tự công bố:
- Sản phẩm phục vụ sản xuất và gia công xuất khẩu
- Áp dụng cho các loại hàng hóa, nguyên liệu chỉ được sản xuất hoặc nhập khẩu nhằm mục đích phục vụ sản xuất, gia công để xuất khẩu.
- Không áp dụng cho các sản phẩm được tiêu thụ tại thị trường Việt Nam.
- Sản phẩm sử dụng nội bộ
- Là sản phẩm, nguyên liệu chỉ dùng trong nội bộ của cơ sở sản xuất, không lưu hành ra thị trường.
- Nhóm loại sản phẩm đặc thù trong lĩnh vực y tế
- Thực phẩm bảo vệ sức khỏe
- Thực phẩm dinh dưỡng dùng cho các nhóm mục tiêu y tế đặc biệt
- Thực phẩm dành cho những người có nhu cầu dinh dưỡng đặc biệt
- Sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ nhỏ (từ 0–36 tháng tuổi)
- Phụ gia thực phẩm thuộc danh mục riêng do Bộ Y tế quy định
Lưu ý: Các sản phẩm thuộc nhóm miễn tự công bố thường phải tuân thủ các quy định quản lý đặc thù khác của cơ quan chức năng, đặc biệt là các sản phẩm liên quan đến y tế và dinh dưỡng trẻ em.
3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi tự công bố sản phẩm
Để thực hiện hồ sơ tự công bố sản phẩm đầy đủ và đúng quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Bản tự công bố sản phẩm
-
- Lập theo Mẫu số 01 tại Phụ lục I kèm theo Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 16/11/2018
- Bản tự công bố phải thể hiện đầy đủ thông tin về sản phẩm theo mẫu quy định
- Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm
-
- Thời hạn: Phiếu kết quả phải được cấp trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
- Đơn vị kiểm nghiệm: Phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận đạt chuẩn ISO/IEC 17025
-
- Nội dung kiểm nghiệm:
-
-
- Các chỉ tiêu an toàn do Bộ Y tế công bố theo nguyên tắc quản lý rủi ro phù hợp với thông lệ quốc tế
- Hoặc các chỉ tiêu an toàn theo quy chuẩn, tiêu chuẩn mà tổ chức, cá nhân tự công bố (trong trường hợp Bộ Y tế chưa có quy định cụ thể)
- Hình thức: Bản chính hoặc bản sao y có chứng thực
-
Ngoài bản tự công bố và phiếu kiểm nghiệm, hồ sơ còn cần các tài liệu pháp lý khác để xác thực năng lực sản xuất, kinh doanh và thông tin sản phẩm:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các loại giấy tờ có giá trị tương đương.
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương.
- Phiếu công bố tiêu chuẩn sản phẩm (nếu có).
- Hình ảnh nhãn và mẫu mã sản phẩm; sản phẩm nhập khẩu phải có nhãn phụ bằng tiếng Việt.
- Giấy phép sản xuất (nộp bản sao nếu có).
- Các giấy tờ pháp lý khác liên quan đến các sản phẩm cần công bố.
4. Trình tự, thủ tục tự công bố sản phẩm
Quá trình tự công bố sản phẩm được thực hiện theo các bước sau đây:
– Tổ chức hoặc cá nhân tự công bố sản phẩm thông qua phương tiện thông tin công cộng hoặc trang thông tin điện tử của mình. Đồng thời, tổ chức hoặc cá nhân phải thực hiện niêm yết công khai bản tự công bố này tại trụ sở của mình và nộp 01 (một) bản công bố thông qua đường bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ định.
– Ngay sau khi hoàn tất việc tự công bố sản phẩm, tổ chức hoặc cá nhân có quyền sản xuất và kinh doanh sản phẩm, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn về an toàn của sản phẩm đó.
– Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận bản tự công bố từ tổ chức hoặc cá nhân để lưu trữ hồ sơ và đăng tải tên tổ chức hoặc cá nhân và tên các sản phẩm đã tự công bố trên trang thông tin điện tử chính thức của cơ quan đó.
Trong trường hợp tổ chức hoặc cá nhân có từ 02 (hai) cơ sở sản xuất trở lên chung sản xuất cùng một sản phẩm, hồ sơ chỉ cần nộp tại một cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương mà tổ chức hoặc cá nhân đã lựa chọn. Khi đã chọn cơ quan quản lý nhà nước để nộp hồ sơ, các lần tự công bố tiếp theo phải nộp hồ sơ tại cơ quan đã lựa chọn trước đó.
Tất cả tài liệu trong hồ sơ tự công bố phải được viết bằng tiếng Việt. Trong trường hợp có tài liệu bằng tiếng nước ngoài, nó cần được dịch sang tiếng Việt và được công chứng. Tài liệu phải vẫn còn hiệu lực tại thời điểm tự công bố.
Trong trường hợp sản phẩm có sự thay đổi về tên sản phẩm, xuất xứ, hoặc thành phần cấu tạo, tổ chức hoặc cá nhân bắt buộc phải tiến hành tự công bố lại sản phẩm đó. Đối với các thay đổi khác, tổ chức hoặc cá nhân cần thông báo bằng văn bản về nội dung thay đổi cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và được tiếp tục sản xuất và kinh doanh sản phẩm ngay sau khi thông báo được gửi đi.
5. Những lưu ý khi tự công bố sản phẩm
Khi thực hiện tự công bố sản phẩm, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi:
- Tự chịu trách nhiệm về tính chính xác: Doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về thông tin công bố. Nếu sản phẩm không đáp ứng tiêu chuẩn đã công bố, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
- Lưu giữ hồ sơ đầy đủ: Hồ sơ công bố phải được lưu giữ tối thiểu 05 năm và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Không áp dụng cho sản phẩm thuộc Danh mục bắt buộc chứng nhận hợp quy: Nếu sản phẩm thuộc Danh mục này, doanh nghiệp phải thực hiện chứng nhận hợp quy theo đúng quy định, không được tự công bố.
- Cập nhật thông tin khi sản phẩm thay đổi: Nếu sản phẩm có thay đổi về thiết kế, công nghệ sản xuất hoặc tiêu chuẩn áp dụng, doanh nghiệp phải lập lại hồ sơ công bố mới.
Theo quy định tại Nghị định số 119/2020/NĐ-CP ngày 07/10/2020 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng sản phẩm, hàng hóa:
Mức phạt khi không thực hiện tự công bố sản phẩm
Theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 115/2018/NĐ-CP ngày 04/9/2018, các hành vi vi phạm liên quan đến tự công bố sản phẩm sẽ bị xử phạt hành chính với các mức phạt cụ thể như sau:
Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng sẽ áp dụng đối với các hành vi vi phạm như sau:
- Không thực hiện thông báo, đăng tải hoặc niêm yết bản tự công bố sản phẩm theo đúng quy định
- Không nộp hồ sơ tự công bố sản phẩm đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định
- Không thực hiện lưu giữ hồ sơ tự công bố sản phẩm theo đúng quy định
- Tài liệu trong hồ sơ tự công bố sản phẩm bằng tiếng nước ngoài không được dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định
Phạt tiền từ 40.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng sẽ áp dụng đối với các hành vi vi phạm nghiêm trọng hơn:
- Vi phạm loại 1: Sản xuất, kinh doanh hoặc nhập khẩu sản phẩm thuộc đối tượng phải tự công bố nhưng không thực hiện tự công bố sản phẩm theo quy định
- Vi phạm loại 2: Tự công bố sản phẩm đối với các sản phẩm thuộc đối tượng phải đăng ký bản công bố sản phẩm theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02/02/2018
Hình phạt bổ sung
Ngoài phạt tiền, tổ chức, cá nhân vi phạm còn có thể bị áp dụng hình phạt bổ sung:
- Đình chỉ một phần hoặc toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhập khẩu sản phẩm trong thời gian từ 01 đến 03 tháng
Biện pháp khắc phục hậu quả: Tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, cơ quan có thẩm quyền có thể buộc tổ chức, cá nhân vi phạm thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả sau:
Đối với vi phạm loại 1 (sản xuất, kinh doanh, nhập khẩu không tự công bố):
- Buộc thu hồi toàn bộ sản phẩm đã lưu thông trên thị trường
- Buộc thay đổi mục đích sử dụng, tái chế hoặc tiêu hủy sản phẩm
Đối với vi phạm loại 2 (tự công bố sai đối tượng):
- Buộc thu hồi bản tự công bố sản phẩm đã thực hiện
Lưu ý quan trọng: Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định về tự công bố sản phẩm không chỉ dẫn đến các mức phạt tiền lớn mà còn gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức, cá nhân cần tuân thủ nghiêm túc các quy định về tự công bố sản phẩm để hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.
Phúc Gia hiểu rằng việc đăng ký công bố và tự công bố sản phẩm đôi khi có thể phức tạp, đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết quan trọng. Chính vì vậy, Phúc Gia sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định các chỉ tiêu thử nghiệm phù hợp cho từng sản phẩm, đồng thời đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ và tuân thủ đúng các quy định hiện hành.
Kinh nghiệm
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thử nghiệm và chứng nhận, Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia là đơn vị tư nhân đầu tiên tại Việt Nam được cả 03 tổ chức công nhận (BoA, AOSC, VACI) công nhận là tổ chức thử nghiệm đạt chuẩn theo ISO/IEC 17025. Phúc Gia tự hào là đơn vị được 03 Bộ đánh giá năng lực và chỉ định hoạt động thử nghiệm: Bộ Công Thương, Bộ Thông tin và Truyền thông (nay thuộc Bộ KH&CN) và Bộ Khoa học và Công nghệ.
Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm
Phúc Gia sở hữu đội ngũ gần 100 chuyên gia và kỹ sư có trình độ chuyên môn cao, nhiều người là thành viên của các hội đồng kỹ thuật quốc gia. Với kiến thức chuyên sâu về quy chuẩn, tiêu chuẩn và quy định pháp luật, đội ngũ chuyên gia của Phúc Gia có khả năng:
- Phân tích chính xác sản phẩm có thuộc đối tượng phải tự công bố hay không
- Tư vấn đúng tiêu chuẩn, quy chuẩn áp dụng phù hợp với từng loại sản phẩm
- Hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình tự công bố sản phẩm
- Xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh
Hệ thống phòng thử nghiệm hiện đại tại Phúc Gia
Phúc Gia sở hữu trung tâm thử nghiệm với diện tích gần 5000m², được trang bị hệ thống thiết bị hiện đại, đáp ứng các yêu cầu thử nghiệm theo tiêu chuẩn quốc tế. Đối với tự công bố sản phẩm, đặc biệt là sản phẩm thực phẩm, Phúc Gia có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp liên kết với các phòng kiểm nghiệm được công nhận ISO/IEC 17025 để thực hiện kiểm nghiệm an toàn thực phẩm theo đúng yêu cầu.
Uy tín được khẳng định
Phúc Gia tự hào là đối tác tin cậy của nhiều thương hiệu lớn quốc tế như Apple, Ariston, Signify, Philips, Acer, MSI, Lenovo, Mitsubishi, Daikin, Sony, Sharp, Samsung, Electrolux, Panasonic, Xiaomi, Hitachi, Ferroli, Hisense… và các tập đoàn nổi tiếng trong và ngoài nước khi không chỉ đáp ứng các tiêu chuẩn cao của các khách hàng lớn mà còn luôn hoàn thành các yêu cầu kỹ thuật khắt khe và thời gian cam kết.
Các mức phạt vi phạm hành chính khi không thực hiện tự công bố sản phẩm đúng quy định
6. Một số câu hỏi thường gặp về tự công bố sản phẩm
1. Tự công bố sản phẩm là gì?
Tự công bố sản phẩm là việc doanh nghiệp tự đánh giá và công khai rằng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc quy chuẩn bắt buộc trước khi lưu thông.
2. Nộp hồ sơ tự công bố sản phẩm ở đâu?
Nộp tại Bộ quản lý chuyên ngành hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước chịu trách nhiệm quản lý sản phẩm (tùy loại sản phẩm).
3. Tự công bố sản phẩm cần lưu ý những gì?
Doanh nghiệp cần đảm bảo hồ sơ chính xác, đầy đủ, tuân thủ tiêu chuẩn hoặc QCVN áp dụng và lưu hồ sơ để cơ quan quản lý kiểm tra khi cần
4. Có bắt buộc phải tự công bố sản phẩm không?
Không bắt buộc nếu sản phẩm không thuộc danh mục cần công bố; thường áp dụng cho các sản phẩm tự nguyện hoặc nâng cao uy tín.
5. Thủ tục tự công bố sản phẩm như thế nào?
Gồm 4 bước chính: Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, kết quả thử nghiệm (nếu cần), Điền phiếu công bố, Nộp hồ sơ lên cơ quan quản lý và Nhận xác nhận hoặc lưu hồ sơ để chứng minh khi được kiểm tra
Tự công bố sản phẩm là thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý chất lượng và hạn chế rủi ro pháp lý khi đưa sản phẩm ra thị trường. Công ty Cổ phần Phòng thử nghiệm Phúc Gia cung cấp dịch vụ thử nghiệm và chứng nhận chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện quy trình kịp thời, chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÒNG THỬ NGHIỆM PHÚC GIA
TRUNG TÂM CHỨNG NHẬN PHÚC GIA
TRUNG TÂM THỬ NGHIỆM KIỂM ĐỊNH PHÚC GIA
Địa chỉ:
• Miền Bắc: Cảng cạn Long Biên, Số 01 Huỳnh Tấn Phát, KCN Sài Đồng B, phường Long Biên, TP. Hà Nội
• Miền Nam: Số 180, Đường D2, P. Long Trường, TP. Hồ Chí Minh
Điện thoại: 0965.996.696/0982.996.696/024.7779.6696
E-mail: cert@phucgia.com.vn
Website: phucgia.com.vn
Facebook: Công Ty Cổ Phần Phòng Thử Nghiệm Phúc Gia
Thời gian làm việc: Thứ Hai đến Thứ Sáu 8:00 – 18:30; Thứ Bảy 8:00 – 12:00
Phúc Gia – Tổ chức thử nghiệm và chứng nhận toàn diện cho thiết bị điện – điện tử
