Quy Trình Thu Mua Trong Chuỗi Cung Ứng

Phúc Gia® – Cung Cấp Thông Tin Về Quy Trình Thu Mua Trong Chuỗi Cung Ứng. Quy Trình Này Nhằm Đưa Ra Những Nguyên Tắc Đảm Bảo Vật Tư, Sản Phẩm Mua Vào Và Đáp Ứng Được Được Yêu Cầu Sản Xuất Kinh Doanh Của Công Ty Đã Đề Ra. Các Bạn Hãy Cùng Phúc Gia® Tìm Hiểu Cụ Thể Hơn Quy Trình Này Nhé!

1) Các Giai Đoạn Lựa Chọn Nhà Cung Cấp

Ngay khi đã xác định được nhu cầu vật tư cần mua, nhân viên cung ứng sẽ tiến hành nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp.

• Đối với những loại vật tư đã sử dụng nhiều lần, thì cần điều tra thêm để lựa chọn được nguồn cung cấp tốt nhất;
• Đối với những lô hàng có giá trị lớn và loại vật tư mới thì phải nghiên cứu thật kỹ để chọn được nguồn cung ứng tiềm năng.

1.1) Khảo sát

Thu thập thông tin về các nhà cung cấp:

• Xem lại hồ sơ lưu trữ về các nhà cung cấp (nếu có);
• Các thông tin trên tạp chí, internet, báo và tại các trung tâm thông tin;
• Các thông tin qua các cuộc điều tra;
• Phỏng vấn những người sử dụng vật tư và các nhà cung cấp…
• Tham khảo ý kiến của các chuyên gia.

1.2) Lựa chọn

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, tiến hành:

• Xử lý, phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm của từng nhà cung cấp;
• So sánh với những tiêu chuẩn đã đặt ra, trên cơ sở đó sẽ lập danh sách các nhà cung cấp đạt yêu cầu;
• Thẩm định lại những thông tin đã thu thập được và đến thăm các nhà cung cấp;
• Chọn nhà cung cấp chính thức.

1.3) Đàm phán, ký kết hợp đồng

Trong giai đoạn này phải thực hiện nhiều bước có mối quan hệ mật thiết với nhau. Bước trước làm nền cho bước sau. Cụ thể gồm các giai đoạn:

• Chuẩn bị;
• Tiếp xúc;
• Đàm phán;
• Kết thúc đàm phán – ký kết hợp đồng cung ứng;
• Rút kinh nghiệm.

1.4) Thử nghiệm

Sau khi hợp đồng cung ứng được ký kết, cần tổ chức tốt khâu thực hiện hợp đồng. Trong quá trình này luôn cần theo dõi, đánh giá lại nhà cung cấp đã chọn.

• Nếu đã đạt được yêu cầu thì cần đặt quan hệ dài lâu. 
• Nếu không đạt yêu cầu thì bạn cần chọn nhà cung cấp khác.

2) Lập Đơn Hàng, Ký Hợp Đồng Cung Ứng

Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng hợp đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1:

Người mua lập Đơn hàng, sau đó giao dịch bằng thư, fax, email… (hoàn giá). Cuối cùng, nhà cung cấp chấp nhận Đơn đặt hàng/ Ký hợp đồng.

Các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng:

• Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng;
• Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng;
• Thời gian lập Đơn đặt hàng;
• Tên và địa chỉ của nhà cung cấp;
• Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua;
• Số lượng vật tư cần mua;
• Giá cả;
• Thời gian, địa điểm giao hàng;
• Thanh toán;
• Ký tên.

Cách 2:

Người mua lập Đơn hàng, sau đó đàm phán bằng gặp mặt trực tiếp tiến đến Ký kết hợp đồng cung ứng.

Thông thường 1 văn bản hợp đồng cung ứng có các điều kiện và điều khoản sau đây:

1. Đối tượng của hợp đồng: nêu rõ hàng hóa, dịch vụ, số lượng, khối lượng, giá trị qui ước mà các bên thỏa thuận bằng tiền hay ngoại tệ;
2. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hóa, hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc, bao gồm:

• Giá cả;
• Bảo hành;
• Điều kiện nghiệm thu, giao nhận;
• Phương thức thanh toán;
• Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng cung ứng;
• Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng cung ứng;
• Các thỏa thuận khác.

Những điều khoản trên có thể phân thành 3 nhóm khác nhau để thỏa thuận trong 1 văn bản Hợp đồng kinh tế, cụ thể:

• Những điều khoản chủ yếu: đây là những điều khoản bắt buộc phải có để hình thành nên 1 chủng loại hợp đồng cụ thể được các bên quan tâm thỏa thuận trước tiên, nếu thiếu 1 trong các điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng đó thì văn bản Hợp đồng kinh tế đó không có giá trị.

Theo điều 50 Luật Thương mại, hợp đồng thương mại nói chung, hợp đồng cung ứng nói riêng cần có các nội dung chủ yếu sau: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán.

• Những điều khoản thường lệ: là những điều khoản đã được pháp luật điều chỉnh, các bên có thể ghi hoặc không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng. Nếu không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng thì coi như các bên mặc nhiên công nhận là phải có trách nhiệm thực hiện những quy định đó. Nếu các bên thỏa thuận ghi vào hợp đồng thì nội dung không được trái với những điều pháp luật quy định. Ví dụ: điều khoản về bồi thường thiệt hại, điều khoản về thuế…
• Điều khoản tùy nghi: là những điều khoản do các bên tự thỏa thuận với nhau khi chưa có quy định của Nhà nước hoặc đã có quy định của Nhà nước nhưng các bên được phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của các bên mà không trái với pháp luật. Ví dụ: Điều khoản về thưởng vật chất khi thực hiện hợp đồng xong trước thời hạn, điều khoản về thanh toán bằng vàng, ngoại tệ hay tiền mặt.

3) Tổ Chức Thực Hiện Đơn Hàng/ Hợp Đồng Cung Ứng

Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận hoặc hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiể tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.

4) Nhập Kho – Bảo Quản – Cung Cấp Cho Các Bộ Phận Có Nhu Cầu

Sau khi tiếp nhận vật tư, bộ phận cung ứng/ bộ phận kho – quản lý vật tư cần làm tốt các công việc: nhập kho, bảo quản (tùy theo tính chất của từng loại vật tư), cấp vật tư cho các bộ phận có nhu cầu.

Qua bài viết trên, Phúc Gia® hy vọng các doanh nghiệp XNK sẽ có thêm những thông tin hữu ích hơn về Quy Trình Thu Mua Trong Chuỗi Cung Ứng. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics hãy liên hệ ngay với Phúc Gia® để nhận được sự tư vấn chuyên sâu cùng dịch vụ logistics trọn gói từ A – Z nhanh nhất!

ĐIỀU GÌ TẠO NÊN THƯƠNG HIỆU PHÚC GIA®:

Phúc Gia® – Đơn Vị Hàng Đầu Cung Cấp Các Dịch Vụ Hải Quan:

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN MINH PHÚC GIA (PGU – Nhấn vào đây để xem thông tin Cty)
Phone: 02477796696/ 0982996696
Email: info@phucgia.com.vn
“Liên Minh Phúc Gia – Vì cuộc sống tiện nghi”
Chúng tôi mong muốn mang lại nhiều “GIÁ TRỊ TỐT NHẤT” cho bạn!