Triển Khai ERP – Phân Hệ Quản Lý Mua Hàng

Phúc Gia® – Cung Cấp Thông Tin Về Kinh Nghiệm Triển Khai ERP – Phân Hệ Quản Lý Mua Hàng Tới Các Doanh Nghiệp. Quản Lý Mua Sắm Sẽ Giúp Giảm Bớt Những Sai Sót Trong Việc Đặt Hàng, Mua Đúng Mặt Hàng Với Đúng Số Lượng Cần, Đáp Ứng Đúng Thời Gian Với Giá Cả Hợp Lý, Chất Lượng Đảm Bảo!

1) Những Tồn Tại Của Quản Lý Mua Sắm

Điều đầu tiên phải nhắc đến của những vấn đề tồn tại trong quản lý mua sắm là thời gian. Căn bệnh dựa vào kinh nghiệm của nhân viên mua sắm tính toán, dự trù đã khiến DN không kiểm soát được khi nào là thời điểm cần mua sắm trên thực tế. Bên cạnh đó là việc không kiểm soát được số lượng hàng đặt mua. Để biết được đúng số lượng thường đòi hỏi thông tin của nhiều bộ phận liên quan như các dự báo thị trường, các chiến dịch Marketing, khuyến mại, số lượng tồn kho thực tế, lệnh sản xuất dở dang, hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận về kho, … thì mới tính toán được số lượng hàng cần đặt mua thêm. Không chỉ có vậy, việc kiểm soát tiến độ của các đơn đặt hàng từ việc lập đơn đặt hàng, duyệt đơn đặt hàng, đang nhận dở, nhà cung cấp đã giao hoá đơn hay chưa… Và cả vấn đề trùng lắp dữ liệu – như cùng một thông tin mua sắm do phòng quản lý mua sắm nhập, đến khi hàng về kho thì kho nhập, khi nhận hoá đơn thì kế toán lại nhập lại thông tin đó.

2) Mục Tiêu Của Quản Lý Mua Sắm Trong ERP

Mục tiêu của phân hệ Quản lý mua sắm trong ERP là đáp ứng đúng mục tiêu của Quản lý mua sắm trên thực tế với 5 nguyên tắc như sau:

• Giá Hợp Lý – Chất Lượng Tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự tính được giá mua, khối lượng, thời gian giao hàng, chất lượng, các điều khoản về tài chính.
• Đúng Thời Gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…
• Đúng Mặt Hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hoá, vật tư vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng.
• Thông Tin Chính Xác: Giảm việc nhập các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó.
• Đúng Số Lượng: Đúng số lượng đồng nghĩa với việc không mua thừa và giảm lượng tồn kho chậm luân chuyển không đáng có vì nó gây ra đọng vốn, tốn chi phí lưu kho hoặc có khi không cần sử dụng. Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng…

Mục Tiêu Của Quản Lý Mua Sắm Trong ERP Là Giá Cả Hợp Lý

3) Quản Lý Giá Mua Chặt Chẽ

Một quy trình mua sắm chuẩn sẽ bắt đầu khi có yêu cầu mua sắm, có thể là từ bộ phận sản xuất đang thiếu nguyên vật liệu hoặc từ bộ phận bán hàng, hay có khi là từ yêu cầu mức dự trữ của kho hàng… những yêu cầu này cần được phê duyệt và gửi sang bộ phận quản lý mua sắm. Bộ phận mua sắm căn cứ yêu cầu có thể lập các bảng hỏi giá/ thư hỏi giá trên hệ thống để gửi cho các nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp phản hồi, thông tin hỏi giá sẽ được mang sang để lập bảng báo giá của nhà cung cấp trên hệ thống. Trên cơ sở quản lý được bảng báo giá của nhiều nhà cung cấp cộng thêm hệ thống hỗ trợ phân tích, lựa chọn nhà cung cấp có giá tốt, cũng như khi mua sắm, người mua có thể tham chiếu tới bảng báo giá để biết được giá mua trên đơn hàng là có cơ sở. Trên một quy trình chuẩn như vậy sẽ giúp bộ phận mua sắm quản lý giá mua được chặt chẽ.

4) Những Điểm Cần Lưu Ý

4.1) Ghi Nhận Hàng Về Kho Ngay

Thông thường kế toán phải đợi có đủ bộ chứng từ gồm đơn hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn thì mới ghi nhận hàng nhập kho vào hệ thống. Cách làm như vậy chỉ phù hợp quản lý thủ công vì giúp dễ đối chiếu giữa hàng nhận và hóa đơn, tuy nhiên sẽ không thể hiện được đúng số liệu tồn kho của doanh nghiệp. Khi sử dụng ERP, điều này phải thay đổi hoàn toàn, bất kể có hóa đơn hay chưa thì ngay khi nhận hàng, giao dịch này phải được ghi nhận vào hệ thống để thể hiện tồn kho theo thời gian thực. Hóa đơn về sau sẽ được ghi nhận sau và hệ thống hỗ trợ việc đối chiếu. Lúc này doanh nghiệp quản lý được đâu là hàng nhập kho đã có hóa đơn, đâu là hàng nhập kho chưa có hóa đơn.

4.2) Không Nên Làm Tắt Quy Trình

Theo thói quen hoặc trong những điều kiện cần gấp của sản xuất, có thể khi mua sắm, các doanh nghiệp thường nhận hàng trước và lập Đơn hàng sau, thậm chí có khi hàng nhận về kho rồi, đã đưa vào trong sản xuất nhưng Đơn hàng thì chưa lập. Tình huống này dẫn đến việc doanh nghiệp không thể quản lý được việc mua sắm và hàng tồn kho của mình và đương nhiên máy tính cũng không kiểm soát được quy trình như thế.

4.3) Nhìn Nhận Quy Trình Phê Duyệt Theo Thực Tế

Quy trình phê duyệt yêu cầu mua sắm, đơn hàng phải linh động và hợp lý với điều kiện thực tế của doanh nghiệp bởi vì hệ thống quản lý quá trình này rất chặt chẽ nên trong thực tế triển khai nếu doanh nghiệp chưa thực sự sẵn sàng và tuân thủ theo quy trình phê duyệt đa cấp thì cần tổ chức một quy trình phê duyệt trên hệ thống đơn giản và hợp lý với nguồn lực của doanh nghiệp. Nếu không chú ý vấn đề này khi triển khai thì chính quy trình phê duyệt làm ngưng trệ cả quy trình do các bước sau muốn thực hiện thì bước trước phải được phê duyệt nhưng do hạn chế về cơ sở hạ tầng thông tin cũng như nguồn lực mà không thể thực hiện quá trình phê duyệt một cách nhịp nhàng và đáp ứng tính tức thời của nghiệp vụ.

4.4) Vấn Đề Liên Thông Dữ Liệu

Thông tin của mua sắm sẽ làm cơ sở cho các nghiệp vụ tiếp theo sau ban đầu cũng gây lo lắng cho người sử dụng vì thói quen tự mình nhập lấy phần dữ liệu của mình thì cảm thấy chắc chắn hơn và sau đó mua sắm, kho, kế toán sẽ có bước cùng đối chiếu lại thì mới phát hiện ra sai sót. Thực tế, người sử dụng cần biết biết rằng một người nhập và những người khác sử dụng lại không phải là không có sự kiểm soát, mà sự kiểm soát, đối chiếu đó diễn ra liên tục mỗi khi người phía sau làm tiếp quy trình của người phía trước, vì vậy sai sót được phát hiện kịp thời hơn mà không phải chờ đến cuối kỳ các bên liên quan mới cùng ngồi lại đối chiếu, vừa mất thời gian và công sức mà trong kỳ thì không thể có số liệu chính xác có thể tin được.

5) Lời Kết 

Có thể nói, triển khai ERP nói chung và triển khai phân hệ quản lý mua sắm nói riêng cần phải có sự hợp tác chặt chẽ của cả hai bên để đưa giải pháp thực hiện tối ưu, đồng thời doanh nghiệp cũng phải chấp nhận thay đổi theo quy trình mới thì lúc đó doanh nghiệp mới thật sự khai thác hết được khả năng của hệ thống. Phúc Gia® hy vọng rằng, với những thông tin mà chúng tôi cung cấp ở bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp có thêm nhiều phương pháp để phân hệ quản lý mua hàng hiệu quả!

ĐIỀU GÌ TẠO NÊN THƯƠNG HIỆU PHÚC GIA®:

Phúc Gia® – Đơn Vị Hàng Đầu Cung Cấp Các Dịch Vụ Hải Quan:

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN MINH PHÚC GIA (PGU – Nhấn vào đây để xem thông tin Cty)
Phone: 02477796696/ 0982996696
Email: [email protected]
“Liên Minh Phúc Gia – Vì cuộc sống tiện nghi”
Chúng tôi mong muốn mang lại nhiều “GIÁ TRỊ TỐT NHẤT” cho bạn!